Le Project Management Institue définit les cinq étapes de la gestion de projet : le lancement de projet, la planification du projet, la mise en œuvre du projet, le suivi du projet, la clôture du projet. Dans cet article nous allons nous intéresser à la toute première phrase, celle du lancement de projet. Elle est une phase déterminante de la gestion de projet. Elle permet de définir le projet dans sa globalité : objectifs, parties prenantes, budget et contraintes. Pour y parvenir, il est nécessaire d’établir une charte de projet ou un business case qui définira de manière détaillée le projet en question et posera une base solide afin de pouvoir rentrer dans la deuxième phase, celle de la planification de projet.
La charte de projet ou le business case
Selon l’envergure de votre projet, vous avez la possibilité de réaliser une charte de projet ou un business case. Ces documents essentiels en gestion de projet définissent les éléments clés du projet, son périmètre, ses objectifs, ses parties prenantes ainsi que ses objectifs de réalisations. Si les deux sont en apparences similaires, le second reste toutefois plus complet et est réservé au lancement d’un projet conséquent, nécessitant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Pour y voir plus clair, voici en détail les éléments que recense chacun d’entre eux :
La charte de projet
- Description du projet : Une brève explication du projet, y compris ses objectifs, sa justification et ses bénéfices attendus.
- Objectifs du projet : Les buts spécifiques que le projet vise à atteindre. Ces objectifs doivent être mesurables et alignés sur les besoins de l’organisation.
- Portée du projet : Une description détaillée des livrables attendus, des limites du projet et des critères d’acceptation.
- Équipe du projet : Une liste des membres de l’équipe du projet, y compris le chef de projet, les responsabilités de chacun et les parties prenantes clés.
- Budget : Une estimation des coûts du projet, y compris les ressources financières allouées, les dépenses prévues et les sources de financement.
- Planning : le planning du projet, comprenant les principales étapes, les jalons et les dates clés.
- Risques et contraintes : Une évaluation des principaux risques associés au projet, ainsi que des contraintes telles que des délais stricts ou des ressources limitées.
- Méthodologie de gestion de projet : Une description des méthodes, des outils et des processus qui seront utilisés pour gérer le projet.
- Communication : Les canaux de communication prévus, les fréquences des rapports et les personnes responsables de la communication dans le projet.
- Approbation : Les parties qui doivent approuver la charte du projet, généralement le sponsor du projet et les parties prenantes clés.
- Références : Toute documentation ou référence pertinente, telle que des rapports d’étude de faisabilité, des plans stratégiques, etc.
Le business case
Le business case comporte les mêmes éléments que la charte de projet, mais avec ceux-ci en plus :
- Une analyse financière exhaustive, comprenant une évaluation du retour sur investissement (RSI) prévu pour le projet.
- Une évaluation des risques du projet, accompagnée d’un plan de gestion des risques.
- Un plan d’action précisant la manière dont les décisions seront prises, un plan de communication et les prochaines étapes à suivre en cas d’approbation du business case.
Identification des parties prenantes
Les parties prenantes incluent toutes les personnes qui peuvent avoir une influence et un lien avec le projet : équipe projet, cadres, dirigeants, sponsors… L’objectif ici est de les identifier clairement afin de leur présenter le projet et d’obtenir leur approbation si nécessaire.
Pour être certain de ne rater aucun élément essentiel, il est fortement recommandé de dresser une liste de toutes les parties prenantes clés internes et externes à inclure dans le projet. Vous pouvez les organiser de manière stratégique en les plaçant par ordre d’importance :
- Haute influence grand intérêt
- Haute influence faible intérêt
- Faible influence grand intérêt
- Faible influence faible intérêt
Par ailleurs, même les parties prenantes n’ayant pas besoin de valider le projet peuvent être mises dans la boucle afin que ces derniers puissent « s’imprégner » du projet en amont. Ils peuvent aussi apporter leur remarque et commentaire pour faire évoluer le projet dans le bon sens.
L’étude de faisabilité
Une fois le projet présenté et sa valeur ajoutée démontrés, il est nécessaire de réaliser une étude de faisabilité. Cette étude va permettre de s’assurer que le projet est bien viable et réalisable. Elle prend en compte plusieurs paramètres que ce sont les ressources, le budget et les délais afin de garantir la conformité du projet. De manière générale l’étude de faisabilité permet d’affirmer la réussite du projet, car elle permet de :
- Évaluer la probabilité de réussite du projet : est-ce que le projet est réalisable d’un point de vue technique, économique et opérationnel ?
- Réduire les risques : en examinant les aspects techniques, financiers et organisationnels du projet, l’étude de faisabilité permet d’identifier les risques potentiels.
- Prendre des décisions éclairées : elle fournit des informations importantes permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
- Planifier le budget : elle fournit une estimation des coûts et des bénéfices attendus, ce qui est essentiel pour établir un budget réaliste et pour allouer les ressources de manière adéquate.
- Planifier le calendrier : l’étude de faisabilité permet de définir les étapes du projet et d’élaborer un calendrier réaliste pour sa réalisation.
- S’aligner stratégiquement : elle permet de s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.
- Mobiliser les ressources : elle aide à déterminer quelles ressources (humaines, financières, matérielles, etc.) seront nécessaires pour mener à bien le projet.
Pour des projets de petites envergures, ou si vous en avez déjà réalisé des similaires dans le passé l’étude de faisabilité n’est pas forcément nécessaire. Il est important d’en discuter en amont avec les parties prenantes.
Constitution de l’équipe et choix des outils
Dernière étape et pas des moindres : la constitution de l’équipe. Il est temps de rassembler tous les éléments moteurs essentiels pour bon déroulement du projet. En gestion de projet, le travail collaboratif est primordial.
La réussite d’un projet résulte en partie de son équipe. Il est donc essentiel de sélectionner avec soin les personnes avec qui vous souhaitez vous entourer et s’assurer qu’elles possèdent les compétences nécessaires aux tâches que vous souhaitez lui attribuer. Il se peut que vous deviez faire appel à des talents externes à l’entreprise ; dans ce cas mieux vaut commencer le processus tôt.
Pour soutenir votre équipe projet, vous devrez également choisir les logiciels de gestion de projet que vous souhaitez utiliser afin d’optimiser leur processus de travail : Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou EPPM, Microsoft Project, Project Online, Planisware, Tilos… N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs auront peut-être besoin d’être formés sur certains de ses outils et logiciels. Par ailleurs, gardez en tête également que certains autres outils de gestion tels que les tableaux de bord, Kanban ou encore Diagramme de Gantt peuvent également faciliter la conduite du projet, le planning, le suivi des tâches, la gestion des ressources et la gestion des risques. Ils représentent donc des clés du succès pour garantir une production conforme des livrables ainsi que la réussite globale du projet.
