Le planning est un élément intrinsèque à la gestion de projet qui arrive en début de processus, juste après le lancement de projet. Une fois ce dernier validé, il fait donc place à la planification de projet. De manière générale, un bon planning définit les étapes d’un projet. Il permet d’identifier clairement les objectifs, de définir et organiser les tâches et les ressources, et surtout de pouvoir travailler de manière méthodique afin de respecter le budget et les délais imposés. On peut résumer ses ambitions en rappelant qu’il doit répondre aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Pourquoi ? et Comment ?
Les 5 objectifs du planning projet
- Planification du temps : structurer les tâches afin de respecter les délais pour la livraison des livrables
- Gestion des ressources : définir les ressources humaines et matérielles nécessaires au projet et les attribuer aux bonnes personnes
- Suivi du projet : le planning permet de pouvoir suivre et contrôler le projet de manière méthodique et stratégique
- Communication et collaboration : fluidifier la collaboration, la communication et les réunions entre les parties prenantes
- Gestion des risques : identifier les risques potentiels, mettre en place des plans de mitigations et anticiper des stratégies de réponse
Les étapes du planning de projet
Un planning de projet doit être réalisé consciencieusement étape par étape pour être performant et efficace. Voici les étapes essentielles :
- La note de cadrage : elle fait office d’une feuille de route et doit être distribuée à toutes les parties prenantes. Elle recense des informations essentielles telles que les objectifs, les ressources, le calendrier, les jalons…
- Développer l’organigramme des tâches afin de découper le scope en éléments accessibles et plus maîtrisables.
- Rédaction de la liste des tâches : toutes les tâches doivent être énumérées, dans l’ordre chronologique.
- Définition des durées des tâches : dans cette étape, il convient de définir une durée convenable pour chacune des tâches à réaliser.
- Déterminer les dépendances : il est important de définir les relations entre les tâches et plus particulièrement celles qui nécessitent d’être terminée avant l’exécution des nouvelles.
- Intégrer tous ces éléments à votre planning projet à l’aide de logiciels adaptés.
En effet, pour mener à bien l’exécution du planning projet, l’utilisation d’outils de gestion de projet tels que Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud (OPC), Microsoft Project et Project Online sont fortement recommandés. PROPRISM vous accompagne dans la réalisation de vos plannings projet et dans la formation de ces logiciels de gestion de projet qui sont essentiels à leur bonne conception.
Les niveaux de qualité d’un planning projet
On peut distinguer plusieurs niveaux de qualité de planning projet que nous allons décrire ci-dessous. Par ailleurs, pour réaliser un bon planning projet, il est conseillé de combiner ses méthodes.
- Niveau dynamique : un planning dynamique est flexible et peut s’ajuster aux changements en temps réel, prenant en compte l’évolution du projet et les ajustements. Il permet de maintenir ainsi la pertinence et la validité du plan.
- Niveau logique : le planning logique se concentre sur la cohérence et la logique des enchaînements entre les tâches du projet. Cela garantit que la séquence des activités est cohérente et qu’il n’y a pas de contradictions dans le déroulement du projet.
- Niveau probabiliste : il est question ici des incertitudes et des risques associés à la planification. Il intègre des modèles probabilistes pour évaluer les scénarios possibles en fonction de variables incertaines, permettant ainsi d’estimer les délais de manière plus réaliste en prenant en compte les aléas.
- Niveau statique : le planning statique implique une liste de tâches sans corrélations entre elles, le planning est « statique » et donc non modifiable.
La méthode du chemin critique
Le chemin critique ou CPM (pour Critical Path Method en anglais) est une méthode largement utilisée dans le planning projet. Si elle peut sembler complexe de premier abord, son utilité est indéniable. La méthode du chemin critique consiste en l’organisation de tâches, de leur durée et des liens entre elles. Ces tâches doivent obligatoirement s’enchaîner les unes après les autres, aucune marge de manœuvre n’est possible. Cette modélisation permet de créer un plan que l’on calcule, puis d’obtenir un résultat à analyser. Souvent, le résultat prendra la forme d’un diagramme de Gantt qui permettra alors de visualiser clairement les tâches, leurs dépendances et leur durée.
L’intérêt de la méthode du chemin critique repose entre autres sur une meilleure gestion des délais, une meilleure gestion des risques ainsi qu’une meilleure analyse de l’impact du projet.
En résumé
Un bon planning en gestion de projet est essentiel pour assurer le succès et l’efficacité d’un projet. Le planning de projet est basé sur la planification, qui consiste à établir une séquence d’actions à réaliser pour accomplir les objectifs fixés. Cela implique de déterminer les ressources disponibles, les dépendances entre les tâches, les échéances à respecter et les personnes chargées de les réaliser.
L’utilisation d’outils de gestion de projet tel que les logiciels de gestion, notamment Microsoft Project, Oracle Primavera P6/OPC/EEPM ou encore des méthodes agiles comme Kanban, facilite la création et le suivi du planning. Ces outils permettent de représenter visuellement le planning sous forme de diagrammes de Gantt entre autres, qui affichent les tâches, leur durée, leur ordre d’exécution et leur avancement, facilitant ainsi le processus. Un bon planning doit également prendre en compte tous les aspects du projet, notamment la gestion des tâches, la planification des ressources, la gestion des risques, la définition des livrables et des échéances. Il doit être réaliste, en prenant en compte la charge de travail et les capacités de l’équipe chargée du projet. À la suite, le suivi du projet est également essentiel pour garantir l’avancement conforme au planning. Il est important de mettre en place des tableaux de bord et des outils de suivi, qui permettent de suivre l’avancement des tâches, le respect des échéances et l’atteinte des objectifs.
Un bon planning doit être flexible. Il est important de prévoir des marges de manœuvre pour faire face aux imprévus ou aux changements. Les méthodes agiles, par exemple, favorisent la flexibilité et l’adaptabilité en divisant le projet en sprints ou itérations plus courtes, ce qui permet de prendre en compte les retours et les ajustements au fur et à mesure.
En résumé, un bon planning en gestion de projet est donc celui qui permet de visualiser clairement toutes les étapes, les tâches, les ressources et les échéances du projet. Il doit être réaliste, flexible, adaptable et être constamment suivi et ajusté en fonction de l’avancement.
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