La gestion de portefeuille de projets implique la gestion de plusieurs projets de manière simultanée au sein d’une même organisation. La finalité étant d’atteindre les objectifs définis par l’entreprise. Le portefeuille de projets permet de centraliser tous les projets et d’optimiser ainsi l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières.
Généralement exécutée par le Project Management Office (PMO), la gestion de portefeuille de projets permet également de donner un cadre à chaque projet et de leur apporter plus de visibilité.
Cependant, la gestion de portefeuille de projets multiples peut être complexe demandant une capacité d’adaptation importante. Ci-dessous, nous allons donc décrypter quels sont les défis qu’impliquent ce type de gestion de portefeuille de projets et surtout, comment les relever.
Défi numéro 1 : Prioriser les différents projets
Chaque projet diffère en termes de taille, de complexité, d’activité et répond à des besoins et exigences spécifiques. Ainsi, la priorisation et hiérarchisation des différents projets peut rapidement devenir complexe, ces derniers étant en concurrence les uns avec les autres.
Comment relever ce défi ?
Adopter des critères clairs pour hiérarchiser les projets. Il faudra prendre en compte :
Alignement sur les objectifs stratégiques : Évaluez la contribution de chaque projet aux objectifs stratégiques de l’organisation. Les projets qui sont plus étroitement alignés sur la vision et la mission de l’entreprise peuvent être considérés comme prioritaires.
Évaluation des risques : Considérez les risques inhérents à chaque projet. Les projets à risque maîtrisé ou ceux pour lesquels des stratégies d’atténuation sont clairement définies peuvent être classés plus haut dans la hiérarchie.
Valeur ajoutée pour l’organisation : Évaluez la valeur ajoutée potentielle de chaque projet pour l’organisation. Certains projets peuvent apporter des avantages tangibles tels que des gains financiers, une amélioration de la réputation de l’entreprise, ou une expansion de la clientèle.
Retour sur investissement (ROI) : Analysez le potentiel de chaque projet à fournir un retour sur investissement positif. Les projets les plus rentables peuvent être considérés comme prioritaires, surtout s’ils contribuent de manière significative aux objectifs financiers de l’organisation.
Disponibilité des ressources : Considérez la disponibilité des ressources nécessaires pour chaque projet. La priorisation doit prendre en compte si l’organisation dispose des compétences, du temps et des financements nécessaires pour mener à bien chaque projet.
Défi numéro 2 : Disponibilité et affectation des ressources
Le succès de chaque projet au sein d’un portefeuille dépend largement de la disponibilité adéquate des ressources nécessaires. Ces ressources englobent non seulement les aspects financiers et matériels, mais également les compétences humaines qualifiées. La gestion efficace de ces ressources est cruciale pour garantir que chaque projet puisse atteindre ses objectifs dans les délais impartis et avec la qualité requise.
Comment relever ce défi ?
Réaliser un listing des ressources nécessaires et surtout disponibles pour l’exécution du projet. Une fois le listing réalisé, il est également nécessaire d’évaluer la charge de travail afin de répartir équitablement les ressources et tâches aux personnes compétentes. Des logiciels de gestion de projet peuvent attribuer ces ressources à un ou plusieurs acteurs du projet qui semblent être le/les plus compétent(s) pour les utiliser durant les activités.
Défi numéro 3 : Limiter les risques
Chaque projet comporte des risques potentiels. Lorsqu’il s’agit de gérer un portefeuille de projets multiples, la complexité des risques augmente considérablement. Ces risques peuvent être de différentes natures, tels que financiers, juridiques, opérationnels, stratégiques, et peuvent émaner à la fois de facteurs internes et externes. La gestion de ces risques devient donc une préoccupation majeure pour assurer le succès global du portefeuille.
Comment relever ce défi ?
Pour éviter de mettre l’organisation en péril, il est essentiel d’entreprendre une stratégie de gestion des risques optimale en 4 étapes : identification des risques, évaluation des risques, gestion des risques, suivi des risques. Grâce à ses différentes étapes, il sera possible d’adopter des stratégies d’atténuation et d’évitement des risques.
Défi numéro 4 : Maintenir une communication fluide
La gestion d’un portefeuille de projets multiples implique une coordination étroite entre divers acteurs, tels que le Project Management Office (PMO), les chefs de projet, les équipes projet, les parties prenantes, les clients, etc. La plupart de ces acteurs peuvent être simultanément engagés dans plusieurs projets. C’est pourquoi il est donc crucial de maintenir une communication fluide et transparente pour assurer la cohérence et la réussite globale du portefeuille.
Comment relever ce défi ?
Plusieurs actions peuvent être mises en place telles que l’élaboration d’un plan de communication détaillé et l’utilisation d’outils collaboratifs : logiciel de gestion de projet, espaces de travail partagés, etc. Organisez régulièrement des réunions pour faire le point sur chaque projet (et éventuellement revoir l’ordre des priorités). De manière générale, encouragez la discussion avec vos collaborateurs dans un environnement de travail sain et attentif.
Défi numéro 5 : Gérer les données
Il est important de ne pas perdre de vue le suivi des projets dans la gestion de portefeuille de projets multiples et d’analyser leur résultat au fur et à mesure. Suivre l’évolution de chaque projet, analyser les résultats et collecter des informations pertinentes sont des éléments cruciaux pour une prise de décision éclairée.
Comment relever ce défi ?
Il est essentiel de collecter les données tout au long du cycle de vie des projets : problèmes rencontrés, solutions apportées, objectifs atteints ou non, etc. Il faut également établir des indicateurs clés de performance (KPI) s’alignant sur l’objectif de l’organisation et permettant de mesurer concrètement la performance de chaque projet. Utilisez des tableaux de bord et présenter de manière synthétique les données importantes est également très pratique. Ils facilitent la compréhension rapide de la situation de chaque projet ainsi que de l’ensemble du portefeuille.
Conclusion
La gestion de portefeuille de projets multiples constitue un défi complexe pour les organisations cherchant à atteindre leurs objectifs stratégiques. Bien que cette approche offre une centralisation des projets et une optimisation des ressources, elle nécessite une capacité d’adaptation importante pour surmonter les défis inhérents.
La mise en place de ces solutions nécessite une combinaison de bonnes pratiques de gestion de projet, d’utilisation d’outils technologiques adaptés, et d’une culture organisationnelle axée sur la collaboration et l’adaptabilité. En relevant ces défis, les organisations peuvent transformer la complexité des portefeuilles de projets multiples en une opportunité d’amélioration continue et de succès organisationnel. La gestion proactive et intégrée de ces aspects permettra d’optimiser l’efficacité opérationnelle et d’assurer la réalisation réussie des objectifs fixés par l’entreprise.
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