En gestion de projet, la planification et le contrôle de projet sont deux étapes clés permettant de structurer les processus, répartir les tâches et assurer un suivi de manière efficace. Aujourd’hui, grâce à l’analyse des données et à la pratique de la Business Intelligence (BI), il est désormais possible de rationaliser ces processus afin d’optimiser la performance des projets.
En effet, les données sont des ressources précieuses qui correctement analysées permettent de révéler des informations importantes sur le cycle de vie du projet afin de maitriser pleinement son avancement et de prendre des décisions éclairées.
Dans cet article, nous allons nous intéresser à la manière dont la Business Intelligence, ses outils et ses méthodes permettent l’analyse concrète de ces données afin d’optimiser la gestion des projets.
Retour sur le contrôle de projet
Le contrôle de projet est initié par la planification de projet. Lors de cette première étape, les objectifs, les étapes clés et les ressources sont définis par le chef de projet afin de respecter les trois contraintes formées par le Triangle d’or (délais, coût et scope). Le contrôle de projet intervient dans la phase suivante, et ce jusqu’à la fin du projet et au rendu des livrables. Il consiste à analyser en permanence chaque étape du projet afin de s’assurer que celui-ci avance dans la bonne direction et atteint ses objectifs.
Le contrôle de projet a pour avantage de :
- Surveiller le projet efficacement : suivre l’état et le progrès du projet à tout moment.
- Optimiser la gestion des ressources : gérer efficacement le temps, l’argent et le personnel pour maximiser les bénéfices.
- Détecter rapidement les problèmes : repérer les écarts de coût et de délais dès le début pour prendre des mesures correctives rapidement.
- Assurer la qualité du projet : maintenir un niveau élevé de qualité en surveillant et en respectant les normes.
- Être transparent avec les parties prenantes : tenir les parties prenantes informées pour renforcer la confiance et la satisfaction.
- Aider à la prise de décision : fournir les données nécessaires pour prendre des décisions stratégiques, comme l’expansion des projets ou l’allocation des ressources.
Désormais, le contrôle de projet est facilité par l’intégration de la Business Intelligence. Ce processus dispose d’outils permettant de rendre compte de données précises informant sur le statut du projet à l’instant T et surtout de faciliter le processus de gestion des risques. Découvrons ensemble quelles sont ces données et comment sont-elles analysées ?
Analyse des indicateurs clés
Il existe plusieurs indicateurs clés relatifs au contrôle de projet qui peuvent être analysés afin de révéler de précieuses informations quant à l’avancement du projet. Pour prendre des décisions éclairées, et si besoin des mesures correctives, le chef de projet et son équipe pourront s’intéresser à ces différentes données :
- L’écart de coût : c’est-à-dire l’écart entre le budget initialement prévu et celui actuellement dépensé à l’instant T.
- L’écart de délai : c’est-à-dire l’écart entre le planning initialement prévu et celui respecté à l’instant T.
- Les activités restantes : c’est-à-dire les tâches restantes à effectuer par rapport au travail planifié. Cela permet de donner une idée concrète de l’avancement du projet et de la charge de travail restante.
- L’utilisation des ressources : elles peuvent être humaines et matérielles et leur niveau d’utilisation permet d’analyser si l’une d’entre elles est peut-être surchargée et ralentit le projet ou si au contraire elle peut être davantage utilisée pour améliorer les performances.
- La satisfaction des parties prenantes : la satisfaction des parties prenantes est un autre indicateur clé important qui va permettre de comprendre si le projet est en bonne voie. Si les parties prenantes sont mécontentes, le chef devra alors réajuster le projet pour qu’il atteigne ses objectifs.
Les outils utilisés pour l’analyse des données
La Business Intelligence fait appel à des logiciels de gestion de projet type Microsoft Project ou Oracle Primavera P6 se composant de nombreux outils facilitant l’analyse des indicateurs clés.
Les différents outils de gestion de projet permettent de visualiser et d’analyser en temps réel les données afin de prendre rapidement des décisions éclairées. Ils améliorent la gestion des risques et favorisent ainsi l’analyse prédictive permettant de détecter les opportunités, mais aussi les problématiques. Ils se révèlent donc être particulièrement utiles pour les projets actuels devenant de plus en plus complexes et évoluant dans des environnements en perpétuelle mutation.
Parmi ces outils on retrouve :
Le tableau de bord
Le tableau de bord est un élément essentiel du contrôle de projet. En un clin d’œil, il permet d’avoir une vue générale sur l’état d’avancement du projet et reflète les données clés les plus importantes : les jalons, la progression des tâches, les écarts coûts et délais. Ils offrent ainsi une grande variétés d’indicateurs de performance clés (KPI) pour suivre et évaluer les performances du projet.
Le portefeuille projet
Le portefeuille projet permet de visualiser rapidement l’état d’avancement de tous vos projets et d’analyser lesquels sont les plus critiques et doivent être priorisés.
La matrice des risques
La gestion des risques et plus particulièrement la matrice des risques permet d’analyser la gravité et la probabilité de tous les risques identifiés. Elle permet ainsi de mettre en place rapidement des mesures correctives si l’un des risques se produit.
La gestion des ressources
L’analyse des données permet de pouvoir rassembler les différentes ressources et d’analyser la manière dont elles sont utilisées. Les données recueillies permettront de développer une meilleure gestion des ressources en revoyant notamment ses allocations et leurs procédures d’acquisition.
L’analyse des données, un véritable avantage concurrentiel
Adopter les méthodes de Business Intelligence pour l’analyse des données offre une multitude d’avantages pour les organisations. Elles permettent à la fois d’augmenter leur productivité en générant des rapports, d’améliorer la visibilité des processus et d’identifier ainsi les domaines nécessitant une attention particulière. Elles permettent également de fournir une vue d’ensemble sur le projet en cours grâce à ses logiciels de gestion de projet et ses tableaux de bord. En simplifiant les processus et en automatisant les analyses prédictives et les modélisations informatiques, elle rationalise les opérations. La Business Intelligence représente un atout majeur pour toute organisation cherchant à optimiser ses performances et sa compétitivité sur le marché en termes de gestion de projet.
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