La planification de projet est un outil essentiel de la gestion de projet, mais fort est de constater que dans la pratique, les projets dépassent souvent, voire toujours, leurs délais et donc leur budget, donc est-elle fiable ?
Pourquoi la planification de projet n’est-elle pas fiable le plus souvent ?
Le débat est ouvert, mais une réponse facile serait de mettre en avant les failles suivantes dans le planning de projet :
- Mauvaise connaissance de la discipline et de l’expertise de la personne chargée de la planification
- Mauvais mode de planification
- Délais fixés non réalistes
- Incertitude quant à la durée des activités
Ces différents points conduisent à établir un planning de projet irréalisable. Si le planning est pourtant réalisable, c’est l’équipe de projet qui ne s’en sert pas, pensant qu’il n’est pas assez fiable. C’est un papier de plus accroché au mur qui est vite oublié.
Le planificateur a des difficultés à suivre l’avancement du projet pour mettre à jour le planning et il se démotive.
Un planning de projet intégré est un outil fondamental de gestion de projet. Le planificateur a connaissance des moindres détails du projet et il est souvent plus au courant que le gestionnaire de projet lui-même. Pourtant, c’est souvent des planificateurs peu expérimentés qui sont nommés et les délais sont donc fixés par des planificateurs novices. Il n’est alors pas étonnant que le planning défini ne soit pas des plus fiables…
Quels sont les avantages d’un planning de projet fiable ?
Le planning du projet n’est pas seulement la feuille de route de sa mise en œuvre, c’est aussi un outil de prise de décision. Il est utilisé pour l’évaluation du budget, l’analyse de risque, l’évaluation des coûts et des délais imprévus, la simulation et l’optimisation de l’utilisation des ressources, etc. Si le planning du projet n’est pas bien structuré, il ne peut pas être utilisé comme il le devrait.
Voici une liste des avantages d’avoir un planning fiable :
- Aide à analyser la manière dont les changements influencent la mise en œuvre
- Permet d’envisager des scénarios divers pour analyser et comprendre l’impact financier si le projet n’est pas terminé à temps
- Permet de développer une base budgétaire par étapes (flux de trésorerie)
- Une analyse de risque de délai effectuée sur la base d’un planning bien construit montrera l’impact financier des retards et permettra de définir un plan d’urgence afin de limiter les risques
- Promouvoir une culture de responsabilité à tous les niveaux du projet
- Crédibilité des dates annoncées, ce qui a une influence positive sur la communication
- Des retards dans les délais font grossir le budget du projet en raison des coûts directs (main d’œuvre, location d’équipement, locaux…)
- Aide à analyser l’avancement et à mettre en place un système d’alerte pour les dépassements de coûts ou de délais.
Comment créer un planning fiable ?
La première étape, après avoir nommé un planificateur de projet expérimenté, est d’établir un planning conformément aux meilleures pratiques, normes, procédures et autres directives en vigueur :
- Champ du travail : définir la Work Breakdown Structure (structure de découpage du projet) et les Work Packages (modules ou lots de travail). Le dictionnaire de la WBS doit être créé et documenté
- Toutes les activités comme définies dans la WBS
- Séquences d’activités : définir l’interdépendances des activités
- Évaluation des durées : évaluation paramétrique et incertitude du planning
- Chargement des ressources
La deuxième étape consiste, une fois le planning défini, à procéder à une vérification. Les actions suivantes doivent être réalisées :
- Confirmer le chemin critique valide (ou les chemins critiques, le cas échéant)
- Vérifier la construction du planning (DCMA-14…)
- Effectuer une analyse de risque planning en utilisant les informations du registre de risque
Sur la base de ces résultats, il sera possible de définir :
- La solidité et la flexibilité
- Les coûts et délais à considérer pour les imprévus
Le planning n’étant pas un papier-peint mais un document évolutif, il est modifié au fil du projet. Dans la dernière étape, non des moindres, il est important de mesurer l’avancement du projet et de mettre à jour le planning avec les changements effectués et contrôler le progrès et les autres indices de performance.
Le planificateur de projet s’assurera que :
- la base du projet est respectée
- le planning est mis à jour et les délais futurs et les indices de performances sont communiqués
- le suivi du planning est mis à jour
- les changements, les plans de récupération, les scénarios de simulations sont intégrés et les analyses de risque réalisées, si besoin.
Pensez-vous que votre planning de projet est fiable ?
