Les meilleures techniques de planification de projet

Gestion de projets et planification

La planification de projet est un document permettant d’aborder le projet dans son entièreté. Il n’existe pas de modèle « parfait » de planification de projet, cependant il existe quelques bonnes pratiques pouvant faciliter le travail des PMO et chefs de projet.

Définition de la planification de projet

La planification de projet est une étape cruciale de la gestion de projet, visant à définir et structurer les objectifs, livrables et tâches. Elle implique la création d’un plan d’action clair pour mieux piloter le projet, en mettant l’accent sur la maîtrise des délais et du suivi. Les étapes incluent la planification professionnelle, le contrôle des coûts, la gestion des risques et des ressources. L’objectif ultime est de respecter les délais et les coûts initialement prévus grâce à une collaboration étroite avec le chef de projet.

Une bonne planification revêt un intérêt crucial, influençant significativement le succès du projet. Elle permet de hiérarchiser les tâches, d’associer les ressources nécessaires et d’offrir une vue d’ensemble de l’évolution du projet. Elle permet donc à fortiori une meilleure maîtrise du projet, l’évitement des imprévus et retards, l’optimisation des ressources et des délais, ainsi que la prévention de la surcharge de travail.

De manière générale, la planification de projet est donc une méthode organisant les tâches et le temps pour atteindre les objectifs, assurant une efficacité à long terme. Elle permet de définir les coûts, les ressources et la meilleure manière de réaliser les tâches, offrant une vision claire et globale du projet. Elle clarifie les rôles des parties prenantes, facilite le suivi de l’avancement et favorise une réactivité accrue tout au long du projet.

Les techniques de planification de projet

Comme expliqué précédemment, il existe plusieurs méthodologies envisageables pour la planification de projet. Toutefois, il est intéressant de les étudier dans un premier afin de choisir celle qui sera la plus adaptée au projet en question : méthodologie agile, approche prédictive, méthode hybride, méthode interne à l’entreprise… L’essentiel est de s’assurer qu’elle est alignée sur le projet. Il est recommandé de consulter les équipes, notamment afin de savoir si les collaborateurs ont de l’expérience dans la méthodologie choisie ou s’il faudra envisager une formation et un accompagnement.

  1. Méthode traditionnelle : c’est-à-dire l’établissement de la liste des tâches à réaliser, y compris l’estimation de temps pour chacune d’entre elle et les personnes en charge de leur réalisation. Cette méthode est plutôt réservée aux petits projets et aux petites équipes pouvant travailler en parfaite autonomie.
  2. Méthode agile : Ici, les différentes étapes sont découpées en « sprint » de deux à quatre semaines. À la fin d’un sprint, les livrables doivent être validés et la prochaine étape planifiée. Cette méthode est adaptée aux projets ayant besoin de flexibilité et de rapidité.
  3. Méthode en cascade dite Waterfall : dans ce cas, les tâches sont interdépendantes. Il faut attendre que la première soit terminée avant de commencer la deuxième. Il faut donc que l’ordre des tâches soit bien établi en amont et que les membres de l’équipe communiquent parfaitement entre eux. Un contrôle assidu est également nécessaire.
  4. Méthode PERT : la méthode PERT présente les tâches sous forme de réseau mettant en lumière les dépendances et la chronologie du projet et permet de calculer le temps nécessaire pour la réalisation du projet. Trois estimations de temps sont calculées (le plus court, le plus probable et le plus long). Cette méthodologie demande beaucoup d’organisation.
  5. Méthode SCRUM : cette méthode agile utilise également le découpage en « sprint » ici de 30 jours. Un Scrum Master en charge de l’avancement du projet est nommé, un Product Owner (travaillant en étroite collaboration avec le client) et une équipe de développeurs. Chaque jour, cette mêlée se réunit pour définir les tâches et les classer en trois colonnes (à faire, en cours, réalisé).
  6. Méthode Crystal Clear : autre méthode agile, celle-ci a la particularité de mettre son équipe, ses compétences et les interactions au centre de sa méthode. Cela permet d’apporter beaucoup de souplesse et de rapidité au projet, mais en fait aussi une méthode « unique » au projet.
  7. Processus unifié : ce processus itératif très utilisé en informatique se divise en 4 phases : analyse des besoins, élaboration, construction, transition. Des paliers de transition sont mis en place à chaque étape afin d’ajuster le déroulement du projet suivant le retour des utilisateurs.
  8. Méthode adaptive : cette méthode offre la particularité d’être extrêmement flexible sur la durée, le budget et les objectifs. Parfois jugée à risque, cette méthode s’adapte bien aux projets incertains.
  9. Le chemin critique : le chemin critique est recommandé pour les grands projets aux nombreuses tâches interdépendantes. Le projet est découpé en tâches critiques et non critiques tout en calculant le temps nécessaire à chacune d’entre elles. `
  10. La chaine critique : combinaison du chemin critique et de la méthode PERT, la chaine critique se concentre sur la gestion du temps en identifiant les tâches critiques qui peuvent entraîner des retards dans l’ensemble du projet, mais aussi la gestion des coûts afin d’augmenter les bénéfices.
  11. L’extrême Programming (XP) : cette méthode applique les principes de la méthode agile, mais les pousse à « l’extrême ». Elle repose sur 5 valeurs : communication, simplicité, feedback, respect et courage. Cette méthode peut fonctionner sur tous les types de projets.

Autres bonnes pratiques en planification de projet

Implication de l’équipe projet

L’implication de l’équipe projet est primordiale pour une bonne planification : plus celle-ci est impliquée tôt dans le processus, plus son adhésion est probante. Face à chaque nouveau problème ou prise de décision importante, il est déterminant de réunir l’équipe projet afin de la questionner et d’écouter les suggestions de chacun. Il est toujours appréciable pour les collaborateurs que leur voix soit entendue. Il faut aussi définir clairement les rôles et responsabilités de chacun pour gagner en efficacité et éviter que certaines tâches soient oubliées. L’implication de l’équipe permet de maintenir un taux de confiance et un taux d’engagement élevé.

Implication du client

Une autre bonne pratique à prendre en compte est l’implication du client. Trop souvent, une fois le projet et les grandes lignes définis avec le client, on le « laisse de côté ». Or l’engagement du client permet d’influencer l’ensemble du projet, ses choix peuvent avoir un impact considérable sur le budget, le planning, les ressources, mais aussi l’identification de potentiels risques. Une étroite collaboration permet d’atteindre plus facilement les objectifs définis, mais aussi d’obtenir un meilleur niveau de satisfaction de leur part, leur vision étant rendue plus concrète. L’ensemble du processus aboutit donc à des livrables à forte valeur ajoutée.

La planification de projet avec PROPRISM

La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.

Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.

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Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Project Management

Quelle est la différence entre le contrôle de projet et le chef de projet ?

Entre contrôle de projet et chef de projet, l’amalgame est souvent fait en gestion de projet. Pourtant, si ces deux activités sont essentielles au bon déroulement d’un projet, il existe des différences bien distinctes concernant les responsabilités et les missions de chacun. 

Le rôle du contrôle du projet

Le contrôle de projet est un processus d’activités permettant de collecter, analyser et surveiller les différentes données liées à un projet afin de s’assurer du respect des coûts, des délais et du scope du projet, du lancement du projet à sa clôture. Il est lui-même défini par différents processus : planification de projet, suivi budgétaire, gestion des risques, gestion de modifications, prévisions, gestion des performances et administration de projet. Ainsi, le contrôle de projet regroupe une multitude de tâches permettant de mener à bien un seul projet ou un portefeuille de projets. Parmi elles on retrouve deux activités primordiales :

L’identification et la gestion des risques

Elle représente une des tâches principales du contrôle de projet. Elle permet la mise en place de mesures correctives afin d’ajuster à nouveau le projet pour qu’il remplisse toutes les attentes. La gestion des risques commence par la mise en place du registre des risques et des actions de mitigation. Le suivi des actions et la mise en jour de risques font partie du rôle de contrôle de projet ainsi que leur analyse.

Le contrôleur de projet réalisera des analyses des risques délais et coûts en simulant l’impact des risques sur le planning et le budget afin de prévoir l’impact éventuel et prioritisé la mise en place des plans de mitigation.

L’identification des écarts de performance

Une autre des fonctions importantes du contrôle de projet est celle de l’identification des écarts de performance par rapport au plan de projet : elle s’assure que les résultats réels correspondent bien aux résultats attendus. L’identification des écarts prend en compte tous les aspects du projet : coûts, délais, scope, qualité, portée, risques, et livrables.

Le contrôle de projet permet de s’assurer que le projet avance conformément aux spécifications et aux exigences définies dans le cahier des charges. De manière générale, le contrôle de projet intervient donc dans le suivi de projet et joue le rôle d’un indicateur de performance tout au long du projet surveillant les risques et les attentes du projet. Le contrôle de projet n’effectue pas un travail de surface, mais bien de profondeur : il n’annonce pas seulement les risques et les déviances, le contrôle de projet cherche la ou les causes et propose des solutions et stratégies abouties pour y remédier. Le contrôle de projet effectue un véritable de travail de reporting et permet d’optimiser tous les aspects du projet. Il possède donc de nombreux avantages :

  • Réduction des coûts
  • Meilleure prévisibilité de projet
  • Meilleure visibilité sur la santé du projet
  • Atténuation des écarts
  • Augmentation des marges
  • Avantage concurrentiel
  • Meilleure satisfaction des clients et collaborateurs
  • Meilleur environnement de travail

Le rôle du chef de projet

Le terme “chef de projet » est très vaste et englobe de nombreuses fonctions liées à la gestion de projet. Le rôle de chef de projet est celui du pilotage de projet, du début à sa fin. Ses responsabilités sont nombreuses :

  • Phasage du projet : définition du phasage, des objectifs du projet, des ressources nécessaires, des tâches, identifications des dépendances, allocation des responsabilités et gestion des risques.
  • Planification de projet : création d’un planning global avec les activités, les livrables et les jalons et la gestion des délais. Il est supporté par le planificateur de projet.
  • Gestion du budget : allocation d’un budget pour chaque phase et tâche, vérification de la disponibilité des fonds. Il est supporté par le contrôle de projet et le contrôleur des coûts.
  • Communication : entre toutes les parties prenantes, les collaborateurs. Il doit rendre compte de l’état de l’avancement du projet, mettre en place de réunions.
  • Direction : direction de l’équipe projet en répartissant les tâches et les ressources nécessaires à chacun.
  • Documentation : collecte des données et des reportings afin de mesurer l’état d’avancement du projet.
  • Supervision : le chef de projet doit superviser chaque tâche du projet et s’assurer de son bon déroulement.

L’implication du chef de projet est déterminante. Il ne doit pas seulement gérer le projet et le coordonner, mais doit véritablement s’imprégner des objectifs du projet et mettre en application ses compétences et son expertise afin de motiver en permanence tous les membres de son équipe pour mener à bien le projet. Son rôle est majeur dans la réussite d’un projet, car c’est lui qui sera en charge de prendre les décisions stratégiques tout au long du projet.

Le rôle du contrôle de projet vis-à-vis du chef de projet

Le contrôle de projet permet de fournir toutes ses données essentielles au chef de projet qui pourra ensuite les utiliser à bon escient afin de communiquer avec les parties prenantes et s’assurer que le déroulement du projet est toujours en phase avec la planification initiale. Le contrôle de projet « facilite » le travail du chef de projet lui permettant de prendre des décisions éclairées au moment opportun, la cohésion et la synergie entre les deux sont donc essentielles pour mener un projet au succès.

Choisir PROPRISM pour le contrôle de son projet

Aujourd’hui, le contrôle de projet est essentiel à la réalisation et la réussite de projets complexes. Il permet de garantir une gestion efficace de celui-ci s’assurant le respect du cahier des charges définit lors de la planification et des objectifs fixés.
PROPRISM apporte son expertise dans le contrôle de projet afin d’apporter un rôle complémentaire à celui du chef de projet. Nos équipes peuvent accompagner chacun de vos chefs de projet afin d’apporter une vision proactive sur l’état d’avancement du projet permettant une gestion efficace des ressources, une identification précoce des problèmes, une adaptation aux changements et une amélioration continue. Tous ces éléments combinés favorisent la réussite globale de votre projet et permettent d’atteindre les objectifs fixés dans le respect des contraintes de temps et de budget.

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Maîtrise des coûts en gestion de projet

cost control

Qu'est-ce que la maitrise des coûts en gestion de projet ?

Le budget est une des questions les plus importantes en gestion de projet. Chaque entreprise a pour objectif de mener à bien sa mission, dans le respect des délais, mais surtout dans le respect du budget. En effet, les dépassements de coûts peuvent entraver le projet actuel, mais aussi et surtout le lancement de nouveaux projets. La maitrise des coûts permet d’y remédier en amont.

Définition de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts en gestion de projet consiste en un processus holistique englobant l’estimation, la surveillance, la gestion proactive des dépenses et la préparation face aux risques financiers potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Cela va au-delà de la simple gestion du budget, incluant la planification rigoureuse et la mise en place de mesures préventives pour atténuer les risques susceptibles d’impacter les coûts et le calendrier de projet. En tant qu’élément central de la gestion de projet, cette pratique permet de maintenir les dépenses conformes au budget approuvé, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour ajuster les trajectoires si des variations ou des risques surgissent, préservant ainsi les ressources financières et temporelles du projet.

L’importance de la maitrise des coûts

La maitrise des coûts est plus qu’importante à la réalisation de tout projet. Elle fait partie du triptyque indispensable à respecter : délais / coût / qualité. En toute logique, il semble compliqué de mener à bien un projet si l’on réalise finalement que le budget qui lui a été alloué n’est pas suffisant. Les pertes et dommages peuvent être dramatiques pour une entreprise. Elle est d’autant plus essentielle pour les organisations menant de front plusieurs projets en même temps.

Grâce à une estimation des coûts réalisée dans la phase de planification, il est possible d’organiser stratégiquement le projet en amont, mais aussi d’en assurer le suivi en analysant les tendances, les écarts, et si besoin en mettant en place des mesures correctives avant qu’un dépassement des coûts n’affecte drastiquement le projet.

Les 9 bonnes pratiques de la maitrise des coûts

Pour maitriser les coûts de manière efficace, il existe quelques bonnes pratiques à respecter, peu importe l’envergure et le type de projet :

  1. Estimer précisément les coûts en amont : il est possible de réaliser des évaluations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, en utilisant des données historiques de précédents projets similaires, des expertises internes ou externes, mais aussi des outils de gestion de projet.
  2. Détailler le budget : détaillé le budget de chaque phase du projet en prenant en compte tous les paramètres. C’est-à-dire les ressources et le coût de chacune d’entre elles, la durée, les risques potentiels, etc.
  3. Surveiller régulièrement les coûts : mettre en place des mécanismes de suivi du budget tout au long du projet pour identifier rapidement les écarts par rapport au budget initial et prendre des mesures correctives si nécessaire.
  4. Gérer les coûts de manière proactive : évaluer soigneusement l’impact financier de tout changement dans le projet avant de le mettre en œuvre, cela évitera des dépenses non prévues.
  5. Évaluer les risques financiers : identifier et évaluer les risques potentiels qui pourraient impacter les coûts du projet. Élaborer des plans d’atténuation pour ces risques afin de réduire leur impact financier.
  6. Optimiser les ressources : gérer judicieusement les ressources matérielles du projet et maximiser leur utilisation. Pour les ressources humaines, veillez à accorder chaque tâche à la bonne personne.
  7. Communiquer de manière transparente : maintenir une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du projet concernant les aspects financiers, les progrès et les éventuels défis, favorisant ainsi une approche collaborative pour résoudre les problèmes.
  8. Réévaluer périodiquement le budget : examiner régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Adapter et réévaluer le budget et les prévisions si nécessaire en fonction des nouvelles informations ou des changements de situation.
  9. Utiliser des outils de gestion de projet : exploiter les logiciels de gestion de projet tels qu’Oracle Primavera P6 ou MS Project pour faciliter la collecte, l’analyse et la présentation des données, mais aussi pour faciliter le suivi des coûts.

Méthode de la valeur acquise (Earned Value Management)

La méthode de la valeur acquise aussi appelée EVM est une des méthodologies les plus utilisées en termes de maitrise des coûts. C’est une approche de suivi et d’évaluation du rendement d’un projet qui intègre les coûts, les délais, la portée technique et les risques. Son objectif est d’évaluer les progrès par rapport à une référence initiale, identifiant ainsi les problèmes potentiels et anticipant les coûts (et dans une certaine mesure, les délais) pour l’achèvement du projet. Pour appliquer l’EVM, il est crucial de maintenir une base budgétaire en phase au fil du temps. Cette base, appelée Plan Value (PV) ou coût budgétisé du travail prévu (BCWS), est établie par étapes. Tout au long du projet, l’indice de performance des coûts (CPI) va permettre d’avoir un point de vue sur l’état du budget.

L’Earned Value Management permet d’évaluer avec précision la performance du projet en croisant les coûts, les délais, la portée technique et les risques, ce qui permet d’anticiper les coûts et de détecter les éventuels écarts par rapport au plan initial.

Earned Value Analysis

La maitrise des coûts avec PROPRISM

Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de pouvoir appliquer tous ces conseils de manière proactive. C’est pourquoi PROPRISM accompagne ses clients sur cet axe. PROPRISM peut intervenir dans l’estimation précise du budget, mais aussi dans la mise en place d’un suivi du budget efficace. L’objectif étant de contrôler les coûts, minimiser les dépenses imprévues et optimiser l’utilisation des ressources pour contribuer à la réussite globale du projet.

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Qu’est-ce qu’un bon planning en gestion de projet ?

Gestion de projets et planification

Le planning est un élément intrinsèque à la gestion de projet qui arrive en début de processus, juste après le lancement de projet. Une fois ce dernier validé, il fait donc place à la planification de projet. De manière générale, un bon planning définit les étapes d’un projet. Il permet d’identifier clairement les objectifs, de définir et organiser les tâches et les ressources, et surtout de pouvoir travailler de manière méthodique afin de respecter le budget et les délais imposés. On peut résumer ses ambitions en rappelant qu’il doit répondre aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Pourquoi ? et Comment ?

Les 5 objectifs du planning projet

  1. Planification du temps : structurer les tâches afin de respecter les délais pour la livraison des livrables
  2. Gestion des ressources : définir les ressources humaines et matérielles nécessaires au projet et les attribuer aux bonnes personnes
  3. Suivi du projet : le planning permet de pouvoir suivre et contrôler le projet de manière méthodique et stratégique
  4. Communication et collaboration : fluidifier la collaboration, la communication et les réunions entre les parties prenantes
  5. Gestion des risques : identifier les risques potentiels, mettre en place des plans de mitigations et anticiper des stratégies de réponse
Schedule Development

Les étapes du planning de projet

Un planning de projet doit être réalisé consciencieusement étape par étape pour être performant et efficace. Voici les étapes essentielles :

  1. La note de cadrage : elle fait office d’une feuille de route et doit être distribuée à toutes les parties prenantes. Elle recense des informations essentielles telles que les objectifs, les ressources, le calendrier, les jalons…
  2. Développer l’organigramme des tâches afin de découper le scope en éléments accessibles et plus maîtrisables.
  3. Rédaction de la liste des tâches : toutes les tâches doivent être énumérées, dans l’ordre chronologique.
  4. Définition des durées des tâches : dans cette étape, il convient de définir une durée convenable pour chacune des tâches à réaliser.
  5. Déterminer les dépendances : il est important de définir les relations entre les tâches et plus particulièrement celles qui nécessitent d’être terminée avant l’exécution des nouvelles.
  6. Intégrer tous ces éléments à votre planning projet à l’aide de logiciels adaptés.

En effet, pour mener à bien l’exécution du planning projet, l’utilisation d’outils de gestion de projet tels que Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud (OPC), Microsoft Project et Project Online sont fortement recommandés. PROPRISM vous accompagne dans la réalisation de vos plannings projet et dans la formation de ces logiciels de gestion de projet qui sont essentiels à leur bonne conception.

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Les niveaux de qualité d’un planning projet

On peut distinguer plusieurs niveaux de qualité de planning projet que nous allons décrire ci-dessous. Par ailleurs, pour réaliser un bon planning projet, il est conseillé de combiner ses méthodes.

  • Niveau dynamique : un planning dynamique est flexible et peut s’ajuster aux changements en temps réel, prenant en compte l’évolution du projet et les ajustements. Il permet de maintenir ainsi la pertinence et la validité du plan.
  • Niveau logique : le planning logique se concentre sur la cohérence et la logique des enchaînements entre les tâches du projet. Cela garantit que la séquence des activités est cohérente et qu’il n’y a pas de contradictions dans le déroulement du projet.
  • Niveau probabiliste : il est question ici des incertitudes et des risques associés à la planification. Il intègre des modèles probabilistes pour évaluer les scénarios possibles en fonction de variables incertaines, permettant ainsi d’estimer les délais de manière plus réaliste en prenant en compte les aléas.
  • Niveau statique : le planning statique implique une liste de tâches sans corrélations entre elles, le planning est « statique » et donc non modifiable.

La méthode du chemin critique

Le chemin critique ou CPM (pour Critical Path Method en anglais) est une méthode largement utilisée dans le planning projet. Si elle peut sembler complexe de premier abord, son utilité est indéniable. La méthode du chemin critique consiste en l’organisation de tâches, de leur durée et des liens entre elles. Ces tâches doivent obligatoirement s’enchaîner les unes après les autres, aucune marge de manœuvre n’est possible. Cette modélisation permet de créer un plan que l’on calcule, puis d’obtenir un résultat à analyser. Souvent, le résultat prendra la forme d’un diagramme de Gantt qui permettra alors de visualiser clairement les tâches, leurs dépendances et leur durée.

L’intérêt de la méthode du chemin critique repose entre autres sur une meilleure gestion des délais, une meilleure gestion des risques ainsi qu’une meilleure analyse de l’impact du projet.

En résumé

Un bon planning en gestion de projet est essentiel pour assurer le succès et l’efficacité d’un projet. Le planning de projet est basé sur la planification, qui consiste à établir une séquence d’actions à réaliser pour accomplir les objectifs fixés. Cela implique de déterminer les ressources disponibles, les dépendances entre les tâches, les échéances à respecter et les personnes chargées de les réaliser.
L’utilisation d’outils de gestion de projet tel que les logiciels de gestion, notamment Microsoft Project, Oracle Primavera P6/OPC/EEPM ou encore des méthodes agiles comme Kanban, facilite la création et le suivi du planning. Ces outils permettent de représenter visuellement le planning sous forme de diagrammes de Gantt entre autres, qui affichent les tâches, leur durée, leur ordre d’exécution et leur avancement, facilitant ainsi le processus. Un bon planning doit également prendre en compte tous les aspects du projet, notamment la gestion des tâches, la planification des ressources, la gestion des risques, la définition des livrables et des échéances. Il doit être réaliste, en prenant en compte la charge de travail et les capacités de l’équipe chargée du projet. À la suite, le suivi du projet est également essentiel pour garantir l’avancement conforme au planning. Il est important de mettre en place des tableaux de bord et des outils de suivi, qui permettent de suivre l’avancement des tâches, le respect des échéances et l’atteinte des objectifs.
Un bon planning doit être flexible. Il est important de prévoir des marges de manœuvre pour faire face aux imprévus ou aux changements. Les méthodes agiles, par exemple, favorisent la flexibilité et l’adaptabilité en divisant le projet en sprints ou itérations plus courtes, ce qui permet de prendre en compte les retours et les ajustements au fur et à mesure.

En résumé, un bon planning en gestion de projet est donc celui qui permet de visualiser clairement toutes les étapes, les tâches, les ressources et les échéances du projet. Il doit être réaliste, flexible, adaptable et être constamment suivi et ajusté en fonction de l’avancement.

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Article complémentaire : Votre planification de projet est-elle fiable ? 

Lancement de projet : Comment bien démarrer en gestion de projet ?

Project Charter

Le Project Management Institue définit les cinq étapes de la gestion de projet : le lancement de projet, la planification du projet, la mise en œuvre du projet, le suivi du projet, la clôture du projet. Dans cet article nous allons nous intéresser à la toute première phrase, celle du lancement de projet. Elle est une phase déterminante de la gestion de projet. Elle permet de définir le projet dans sa globalité : objectifs, parties prenantes, budget et contraintes. Pour y parvenir, il est nécessaire d’établir une charte de projet ou un business case qui définira de manière détaillée le projet en question et posera une base solide afin de pouvoir rentrer dans la deuxième phase, celle de la planification de projet.

La charte de projet ou le business case

Selon l’envergure de votre projet, vous avez la possibilité de réaliser une charte de projet ou un business case. Ces documents essentiels en gestion de projet définissent les éléments clés du projet, son périmètre, ses objectifs, ses parties prenantes ainsi que ses objectifs de réalisations. Si les deux sont en apparences similaires, le second reste toutefois plus complet et est réservé au lancement d’un projet conséquent, nécessitant de nombreuses ressources matérielles et humaines. Pour y voir plus clair, voici en détail les éléments que recense chacun d’entre eux :

La charte de projet

  • Description du projet : Une brève explication du projet, y compris ses objectifs, sa justification et ses bénéfices attendus.
  • Objectifs du projet : Les buts spécifiques que le projet vise à atteindre. Ces objectifs doivent être mesurables et alignés sur les besoins de l’organisation.
  • Portée du projet : Une description détaillée des livrables attendus, des limites du projet et des critères d’acceptation.
  • Équipe du projet : Une liste des membres de l’équipe du projet, y compris le chef de projet, les responsabilités de chacun et les parties prenantes clés.
  • Budget : Une estimation des coûts du projet, y compris les ressources financières allouées, les dépenses prévues et les sources de financement.
  • Planning : le planning du projet, comprenant les principales étapes, les jalons et les dates clés.
  • Risques et contraintes : Une évaluation des principaux risques associés au projet, ainsi que des contraintes telles que des délais stricts ou des ressources limitées.
  • Méthodologie de gestion de projet : Une description des méthodes, des outils et des processus qui seront utilisés pour gérer le projet.
  • Communication : Les canaux de communication prévus, les fréquences des rapports et les personnes responsables de la communication dans le projet.
  • Approbation : Les parties qui doivent approuver la charte du projet, généralement le sponsor du projet et les parties prenantes clés.
  • Références : Toute documentation ou référence pertinente, telle que des rapports d’étude de faisabilité, des plans stratégiques, etc.

 

Le business case

Le business case comporte les mêmes éléments que la charte de projet, mais avec ceux-ci en plus :

  • Une analyse financière exhaustive, comprenant une évaluation du retour sur investissement (RSI) prévu pour le projet.
  • Une évaluation des risques du projet, accompagnée d’un plan de gestion des risques.
  • Un plan d’action précisant la manière dont les décisions seront prises, un plan de communication et les prochaines étapes à suivre en cas d’approbation du business case.
Project Charter Elements

Identification des parties prenantes

Les parties prenantes incluent toutes les personnes qui peuvent avoir une influence et un lien avec le projet : équipe projet, cadres, dirigeants, sponsors… L’objectif ici est de les identifier clairement afin de leur présenter le projet et d’obtenir leur approbation si nécessaire.

 

Pour être certain de ne rater aucun élément essentiel, il est fortement recommandé de dresser une liste de toutes les parties prenantes clés internes et externes à inclure dans le projet. Vous pouvez les organiser de manière stratégique en les plaçant par ordre d’importance :  

 

  1. Haute influence grand intérêt
  2. Haute influence faible intérêt
  3. Faible influence grand intérêt
  4. Faible influence faible intérêt

 

Par ailleurs, même les parties prenantes n’ayant pas besoin de valider le projet peuvent être mises dans la boucle afin que ces derniers puissent « s’imprégner » du projet en amont. Ils peuvent aussi apporter leur remarque et commentaire pour faire évoluer le projet dans le bon sens.

L’étude de faisabilité

Une fois le projet présenté et sa valeur ajoutée démontrés, il est nécessaire de réaliser une étude de faisabilité. Cette étude va permettre de s’assurer que le projet est bien viable et réalisable. Elle prend en compte plusieurs paramètres que ce sont les ressources, le budget et les délais afin de garantir la conformité du projet. De manière générale l’étude de faisabilité permet d’affirmer la réussite du projet, car elle permet de :

  • Évaluer la probabilité de réussite du projet : est-ce que le projet est réalisable d’un point de vue technique, économique et opérationnel ?
  • Réduire les risques : en examinant les aspects techniques, financiers et organisationnels du projet, l’étude de faisabilité permet d’identifier les risques potentiels.
  • Prendre des décisions éclairées : elle fournit des informations importantes permettant aux parties prenantes de prendre des décisions éclairées.
  • Planifier le budget : elle fournit une estimation des coûts et des bénéfices attendus, ce qui est essentiel pour établir un budget réaliste et pour allouer les ressources de manière adéquate.
  • Planifier le calendrier : l’étude de faisabilité permet de définir les étapes du projet et d’élaborer un calendrier réaliste pour sa réalisation.
  • S’aligner stratégiquement : elle permet de s’assurer que le projet est aligné sur les objectifs et la stratégie globale de l’organisation.
  • Mobiliser les ressources : elle aide à déterminer quelles ressources (humaines, financières, matérielles, etc.) seront nécessaires pour mener à bien le projet.

Pour des projets de petites envergures, ou si vous en avez déjà réalisé des similaires dans le passé l’étude de faisabilité n’est pas forcément nécessaire. Il est important d’en discuter en amont avec les parties prenantes.

Constitution de l’équipe et choix des outils

Dernière étape et pas des moindres : la constitution de l’équipe. Il est temps de rassembler tous les éléments moteurs essentiels pour bon déroulement du projet. En gestion de projet, le travail collaboratif est primordial.

La réussite d’un projet résulte en partie de son équipe. Il est donc essentiel de sélectionner avec soin les personnes avec qui vous souhaitez vous entourer et s’assurer qu’elles possèdent les compétences nécessaires aux tâches que vous souhaitez lui attribuer. Il se peut que vous deviez faire appel à des talents externes à l’entreprise ; dans ce cas mieux vaut commencer le processus tôt.

Pour soutenir votre équipe projet, vous devrez également choisir les logiciels de gestion de projet que vous souhaitez utiliser afin d’optimiser leur processus de travail : Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou EPPM, Microsoft Project, Project Online, Planisware, Tilos… N’oubliez pas que certains de vos collaborateurs auront peut-être besoin d’être formés sur certains de ses outils et logiciels. Par ailleurs, gardez en tête également que certains autres outils de gestion tels que les tableaux de bord, Kanban ou encore Diagramme de Gantt peuvent également faciliter la conduite du projet, le planning, le suivi des tâches, la gestion des ressources et la gestion des risques. Ils représentent donc des clés du succès pour garantir une production conforme des livrables ainsi que la réussite globale du projet.

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