La planification en gestion de projet est essentielle pour assurer le bon déroulement d’un projet. C’est une étape primordiale qui permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre afin d’atteindre les objectifs fixés. Elle doit prendre en compte les attentes et besoins des parties prenantes et répondre aux trois contraintes du Triangle d’or soit les coûts, le délai et le scope. Par ailleurs, elle ne peut pas avoir lieu sans le lancement de projet qui aura préalablement défini un cadre et le projet dans sa globalité.
Une fois cette première étape établie, la planification peut commencer. Durant la planification, le chef de projet devra alors définir les étapes clés et les ressources nécessaires. L’objectif principal étant grâce à elle de respecter les délais et le budget prévu.
Une planification efficace commencera par une bonne compréhension du scope. Pour se faire le scope est décomposé en éléments permettant de réaliser les objectifs projet via le Work Breakdown Structure (WBS) / Organigramme des tâches projets (OTP) / Structure de découpage du projet (SDP). Cette étape impliquera l’équipe projet afin de s’assurer une vue globale du scope projet.
Après cette étape primordiale, les étapes de planification de projet peuvent suivre :
Étape 1 : Définition des différentes phases du projet
La gestion de projet est un processus qui nécessite une structure bien définie pour assurer la cohérence et la maitrise de chaque étape. C’est pourquoi la planification doit démarrer avec la définition des différentes phases du projet. Ces phases peuvent varier en fonction de la méthodologie utilisée, qu’il s’agisse d’une approche agile ou traditionnelle, mais elles doivent toutes être identifiées et définies clairement. De manière générale, chaque étape du projet devra faire part des différentes tâches ou activités à réaliser.
Étape 2 : Identification des livrables / activités
Une fois les étapes et tâches bien définies, il faut définir les jalons du projet. Les jalons sont les évènements clés du projet qui prennent généralement la forme de livrable. Ces livrables sont définis avec les parties prenantes. Il s’agit des résultats tangibles qui doivent être produits à chaque étape ainsi qu’à la fin du projet. Ces livrables permettent d’évaluer l’avancement du projet et de s’assurer que toutes les tâches soient terminées dans les délais impartis. Il est donc essentiel que les livrables soient clairement définis en amont avec toute l’équipe projet.
Étape 3 : Définition des séquences
Dans cette troisième étape, il faut définir les séquences de tâches à réaliser qui détermineront alors la durée totale du projet. Le diagramme PERT peut être un très bon outil à utiliser ici, car il permet d’identifier les tâches sous forme de réseau et d’identifier chaque tâche, les interdépendances et le temps d’exécution nécessaire. Ce diagramme permet d’avoir une vue réelle sur le projet, on peut également lui associer la création d’un diagramme de Gantt.
Étape 4 : Estimation des ressources nécessaires
La planification en gestion de projet comporte également la gestion des ressources. Les ressources représentent un gros poste de dépense lors d’un projet, elles impliquent aussi bien les ressources matérielles que humaines et peuvent être nombreuses selon l’envergure du projet. L’objectif étant de les optimiser au maximum. Il est donc nécessaire d’identifier les compétences fondamentales et les ressources disponibles pour chaque phase du projet, afin de s’assurer qu’elles soient allouées de manière efficace.
Étape 5 : Estimation des durées
Pour un projet complexe, on estime les durées à l’aide de la méthode d’estimation à trois points. Il s’agit de définir trois estimations de temps pour chaque tâche : a = hypothèse la plus haute, m = hypothèse la plus probable, b = hypothèse la plus basse. Vous pouvez ensuite décider de calculer la moyenne pondérée (accordant un poids plus important à l’hypothèse réaliste) avec la formule – E = (a + 4m + b) / 6 -ou bien d’utiliser la distribution triangulaire (considérant chaque hypothèse de manière équitable) avec la formule E = (a + m + b) / 3. D’autres méthodes comme permettent d’estimer la durée des activités, telles que l’estimation par rapport à un projet précédent ou encore demander à des experts.
Ces étapes permettront de définir la durée du projet, le(s) chemin(s) critique(s) et de s’assurer que les objectifs délais sont respectés.
En complément, pour un travail de qualité, il est important d’intégrer la gestion des risques.
En effet, il est essentiel d’anticiper les problèmes potentiels et de mettre en place des mesures préventives et correctives pour minimiser leur impact sur le projet. C’est une étape que l’on peut donc qualifier de proactive et de réactive.
Cette dernière étape permettra de s’assurer d’un certain niveau de réserve dans le planning. L’analyse des risques délais est appliquée afin de simuler l’impact des incertitudes et risques sur le planning et ainsi estimer la probabilité d’accomplissement des objectifs dans les temps prédéfinis.
Les outils d’aide à la planification de projet
Pour réaliser une planification de projet claire et cohérente, différents outils peuvent être utilisés. Les logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project (MS Project) ou Primavera P6 sont très utiles pour faciliter la planification et la gestion des tâches. Ces logiciels permettent d’utiliser des outils utiles à la planification de projet tels que le chemin critique et le graphique de Gantt.
Méthode du chemin critique
En planification de projet, l’élaboration d’un chemin critique (CPM) permet d’avoir un aperçu réaliste sur le projet : le chemin critique identifie toutes les tâches ayant un impact direct sur la date de fin du projet, et permet d’en estimer la durée totale. La particularité du chemin critique est que toutes les tâches sont intimement liées : si l’exécution d’une tâche prend du retard alors c’est tout le projet qui sera en retard.
Le diagramme de Gantt
Les outils d’aide à la planification permettent également de créer un diagramme de Gantt qui représente graphiquement les différentes tâches et jalons du projet, leur durée et leurs dépendances. Chaque tâche prend la forme d’une barre horizontale indiquant son début et sa fin. Grâce au diagramme de Gantt, il est possible de visualiser simplement :
- Les diverses activités à prendre en compte
- Le début et la fin de chaque activité
- Le délai prévu pour chaque activité La possible superposition des activités, et la durée de cette superposition
- Le début et la fin du projet
Suivant le projet, l’une ou l’autre de ces méthodes peuvent être choisies, ou bien les deux.
Suivi du projet
Une fois la planification établie, il est important de suivre régulièrement l’avancement du projet. Cela permet de s’assurer que les délais sont respectés et que les tâches sont réalisées dans les temps. En cas de retard, l’utilisation d’un outil de planification dynamique permettra de voir l’impact délais et de le mettre en évidence en le comparant au planning de référence. Cela permet ainsi de travailler sur un plan de réponse afin de limiter l’impact sur des échéances. Le suivi du projet peut se faire à l’aide d’outils de gestion tels que les tableaux de bord, qui permettent d’avoir une vision globale de l’état d’avancement du projet. Ces tableaux de bord sont également accessibles grâce aux logiciels de gestion de projet.
La planification de projet avec PROPRISM
La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.
Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.
