Définition du PMO
L’acronyme PMO peut signifier à la fois « Project Management Office » et désigner l’activité de gestion de portefeuille de projets, mais aussi, « Project Management Officer » et désigner alors le manager en charge du portefeuille du projet. S’il est évident que ces deux définitions ne vont pas l’une sans l’autre, dans cet article, lorsque nous évoquerons le PMO, nous nous attacherons à la deuxième signification.
Le PMO a un rôle primordial dans la gestion de projet au sein d’une organisation. C’est lui qui est en charge de superviser, coordonner, hiérarchiser et prioriser les différents projets de manière stratégique afin d’atteindre les objectifs fixés rapidement. Responsable de la gouvernance et du pilotage, il intervient à différentes phases du projet : il utilise alors plusieurs méthodologies et outils de planification et d’évaluations afin de le diriger et de le suivre efficacement. Il possède également un rôle de communicant important : c’est à lui de communiquer l’état d’avancement des projets aux différentes parties prenantes.
Le rôle du PMO
Le Project Management Officer possède plusieurs casquettes, de manière générale il doit avoir une vision globale sur le ou les projets en cours. Il doit s’assurer que chaque projet se déroule de manière stratégique et ne perd pas de vue les objectifs. Tout au long du processus, le PMO va pouvoir :
- S’assurer de la pertinence de chaque projet défini
- Piloter et hiérarchiser les projets : prioriser ou mettre en pause certains projets
- Attribuer les ressources nécessaires humaines et matérielles au projet
- Accompagner, soutenir et former les chefs de projets
- Utiliser des outils comme les tableaux de bord et diagramme de Gantt ainsi que des logiciels de gestion de projet pour avoir une vue d’ensemble (Microsoft Project, Project Online, Oracle Primavera P6, Oracle Primavera Cloud, Planisware…)
- Gérer les risques, les anticiper et prévoir des plans stratégiques
- Suivre la maitrise des coûts, des délais et la performance du projet
- Faire du reporting en mettant en place des feedbacks réguliers à toutes les parties prenantes
Les trois types de PMO
On distingue trois types de Project Management Officer :
- Le PMO Opérationnel : il est rattaché à un seul projet et aide le chef de projet dans le pilotage opérationnel des projets. Il fournit des outils de gestion tels que des tableaux de bord, des logiciels de gestion de projets et des méthodologies pour aider les chefs de projet à planifier, organiser, suivre et contrôler leur projet.
- Le PMO Central : comme son nom l’indique, il est au centre de différents projets. En charge du portefeuille de projets, il possède un rôle important de planification, de mise en œuvre des processus et de reporting. C’est aussi lui qui assume le suivi budgétaire des projets.
- Le PMO Stratégique : Il est rattaché à un département en particulier d’une entreprise ou organisation. Son but est de piloter des équipes de travail afin d’atteindre les objectifs définis. La gestion des risques est également une de ses missions et se doit donc d’évaluer les risques stratégiques des projets en cours.
L’impact du PMO sur la gestion de projet
Le PMO Project Management centralise et fluidifie les processus de gestion de projet. Il possède un rôle global intervenant à toutes les phases du projet. Son impact sur la gestion de projet est donc déterminant.
Productivité
Le PMO permet d’améliorer la productivité. Il optimise les flux de travail en identifiant les inefficacités et en mettant en place des processus d’améliorations. Il standardise les méthodes et utilise des outils de gestion de projet afin de faciliter la réalisation des tâches et d’assurer leurs suivis.
Maitrise des coûts et délais
Le PMO permet d’assurer la maitrise des coûts et des délais. Il minimise les risques grâce à une gestion des ressources humaines, financières et matérielles efficace. Il suit attentivement les délais et met en place des mesures correctives afin de pallier aux éventuels retards. Il peut également apporter des modifications au budget pour éviter les dépassements.
Qualité des projets
Le PMO veille à ce que chaque projet respecte une norme qualitative élevée. En surveillant l’exécution des projets, le PMO s’assure de sa conformité aux objectifs et normes établies. En s’occupant efficacement de la gestion des risques, il contribue à la réduction des problèmes et échecs. En assurant un soutien continu et en proposant des formations aux chefs de projet, le PMO renforce les compétences des équipes et ainsi la qualité des livrables.
Cohérence des projets
Le PMO s’assure que chaque projet est en parfaite cohérence avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Il participe donc à la sélection de projets pertinents et en assure des résultats satisfaisants grâce à un suivi précis et continu. Le PMO assure également la communication entre toutes les parties prenantes afin de garantir une bonne compréhension du projet et de ses enjeux au sein de l’équipe.
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