Le contrôle de projet est une étape essentielle du project management. Il consiste à surveiller et à évaluer l’avancement d’un projet par rapport à son plan initial. Le contrôle de projet permet de prendre des mesures correctives en cas de déviations par rapport aux objectifs, aux délais ou aux coûts prévus. Ci-dessous, nous développons les méthodes et techniques pour assurer un contrôle et suivi de projet efficace.
Initier un contrôle de projet
Le point de départ du contrôle de projet est la définition des objectifs du projet qui doivent être alignés avec les aspirations de l’entreprise et de tous les acteurs qui participent au projet.
Dans un deuxième temps, il est essentiel de s’intéresser aux ressources et moyens nécessaires à la réalisation de chaque tâche et activité du projet. C’est-à-dire les moyens et ressources techniques, mais aussi humaines. La composition de l’équipe projet rentre ici en jeu. Il est indispensable que l’équipe se compose d’éléments disposant des compétences adéquates pour l’exécution des tâches qui leur seront attribuées.
Enfin, dans un troisième temps, le contrôle de projet s’intéresse aux résultats et indicateurs de performance. Le projet atteint-il les objectifs espérés ? Si ce n’est pas le cas, quels dispositifs est-il possible de mettre en place pour y remédier ? Quelles ressources est-il possible de solliciter ?
La phase du contrôle de projet offre la possibilité d’ajuster le projet si celui peine à respecter les contraintes du projet.
Distinction entre planification et contrôle de projet
Certes le contrôle de projet repose en partie sur la planification de ce dernier, mais cela n’implique pas pour autant qu’ils sont similaires. La planification a pour but d’organiser et de structurer toutes les actions nécessaires au bon déroulement du projet en répondant aux trois contraintes que sont les coûts, le délai et le scope. C’est une des étapes préliminaires. Le contrôle de projet intervient lui sur toute la durée du projet et vise à s’assurer que le cahier des charges est respecté.
Le chef de projet à la tête du contrôle de projet
C’est le chef de projet qui est en charge du contrôle de projet. Il a pour rôle d’analyser :
- La situation du projet à l’instant T
- L’évolution du projet au cours des différentes étapes
- Les éventuels écarts budgétaires ou autres ainsi que les mesures correctives à mettre en place
Mais aussi d’assurer :
- Le suivi des coûts
- Le suivi des délais
- Le suivi des risques
- La gestion des livrables
Durant le contrôle et le suivi de projet, le chef de projet collecte et analyse les données afin de mesurer l’évolution du projet et les progrès réalisés. Le chef de projet est également en charge durant cette période du reporting afin de part aux parties prenantes de l’évolution du projet en lui offrant une vision d’ensemble et en prenant en compte les indicateurs de performance. Le reporting permet d’effectuer des modifications au projet si nécessaire.
Pourquoi mettre en place un contrôle de projet ?
Piloter le suivi et le contrôle de projet permet de :
- Respecter les délais définis et d’identifier rapidement tout problème de planning
- Suivre consciencieusement le budget et d’éviter ainsi les écarts
- Vérifier la qualité et la conformité du projet à chaque étape
- Assurer la gestion des risques et les actions à entreprendre
Quelle méthodologie utiliser pour assurer le contrôle de projet ?
Pour assurer le suivi de projet, le chef de projet doit donc régulièrement effectuer des contrôles du lancement de projet à sa clôture. Pour ce faire, il doit se rapprocher de l’équipe projet. Voici une méthodologie qu’il peut adopter :
- Définir la feuille de route du projet avec les outils de contrôle et de suivi, la fréquence des rapports et des indicateurs clés de performance (KPI) à surveiller.
- Définir un fil rouge à suivre incluant le périmètre, le planning, le budget et la qualité, afin que celui-ci serve de référence pour les activités de contrôle et de suivi.
- Évaluer périodiquement l’état du projet pour s’assurer que les KPIs rencontrent les objectifs et permettre ainsi des interventions correctives rapides pour minimiser l’impact des écarts.
- Identifier les risques du projet et leur incidence potentielle sur les objectifs du projet. Élaborer des plans d’action si nécessaire pour les prévenir ou en atténuer les conséquences.
- Mettre en œuvre des mesures correctives pour recentrer le projet en cas de déviations observées par rapport à la ligne de base.
- Produire des reportings réguliers destinés aux parties prenantes, favorisant une communication efficace et garantissant un niveau d’information uniforme pour tous les acteurs impliqués.
Quels outils utiliser pour le contrôle de projet ?
Une fois la méthodologie définie, l’utilisation d’outils de gestion de projet adaptés permet de faciliter les processus de suivi durant les différentes phases. Il faut donc pouvoir maitriser :
Le tableau de bord de suivi de projet
Outils de base en gestion de projet, il permet de réunir et de visualiser dans un seul même espace et en temps réel toutes les informations pertinentes liées au projet : les tâches à réaliser, les ressources, les délais, les indicateurs de performance etc.
Les diagrammes pour la visualisation
Le diagramme de Gantt est sans aucun doute le plus connu. Il permet de visualiser le calendrier du projet et de modéliser la planification des tâches.
Selon la complexité du projet, l’utilisation du diagramme de PERT peut-être plus pertinente car il permet de gérer une grande multitude de tâches sur une longue période.
La gestion de la valeur acquise (EVM)
La gestion de la valeur acquise permet de faire le lien entre le planning et le coût du projet afin de s’assurer qu’il respecte ces deux critères. L’EVM permet d’identifier d’éventuels écarts et d’entreprendre les actions nécessaires.
Les indicateurs de performance (KPI)
Les indicateurs clés de performance sont de très bons outils de pilotage et de suivi de projet. Ils se divisent en trois catégories :
- Coût
- Délai
- Ressources
Ces trois indicateurs permettent d’évaluer les écarts à chaque étape du projet et de prendre des mesures correctives si besoin.
En conclusion
Contrôler un projet est essentiel pour assurer la qualité du projet, sa réussite et atteindre les objectifs fixés. En utilisant une méthodologie et des outils de gestion de projet adéquat, il est possible d’assurer un suivi minutieux et d’éviter au maximum les écarts.
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