Le contrôle de projet est un élément phare de la gestion de projet. Une fois le lancement de projet démarré, le chef de projet doit mettre en place un suivi et contrôle du projet afin de s’assurer que son état d’avancement est en phase avec le planning. Il doit aussi prévoir des mesures correctives dans le cas où l’écart vers les objectifs, les délais et le coût prévus se creusent.
Ainsi, tout au long du cycle de vie du projet, le chef de projet collecte et analyse les données des activités en cours afin de mesurer la progression et les potentiels écarts.
Pour y parvenir, plusieurs outils sont mis à la disposition du chef de projet qu’il va pouvoir utiliser ensuite durant chaque phase du contrôle de projet. On peut découper ces phases en trois grandes sections que sont :
- La définition des objectifs
- Les ressources techniques et humaines
- Les résultats et indicateurs clés de performance (KPI)
Les meilleurs outils de contrôle de projet
Le contrôle et suivi de projet doit être réalisé scrupuleusement afin de faire remonter les problématiques rencontrées au moment opportun pour de prendre les mesures nécessaires dans les temps. Il a pour objectif de maintenir le Triangle d’or c’est-à-dire coûts, planning, et délais.
Les KPI
Les KPI ou indicateurs clés de performance sont essentiels au suivi du projet, car ils délivrent de précieuses informations sur les performances. Ce sont des indicateurs chiffrés qui vont permettre de suivre les objectifs définis et leur progression tout au long du projet.
Les KPI à suivre dans le cadre d’un contrôle de projet sont entre autres :
- L’indice de performance des coûts (CPI = Valeur acquise (VA) / Coûts réels (CR))
- L’écart budgétaire
- La rentabilité (pour chaque tâche du projet, le projet en entier et le client)
- La rentabilité financière
- La valeur prévue (VP = budget à l’achèvement X Pourcentage d’achèvement prévu)
- Taux d’utilisation (Nombre d’heures factures / Nombre d’heures disponibles) X 100%
- Indice de performance des délais (SPI = valeur acquise / valeur planifiée)
- Taux de rotation du personnel
- Capacité des ressources humaines
- Taux d’achèvement dans les délais
- Durée d’exécution estimée VS durée réelle
Cette liste est non exhaustive et il se peut que certains d’entre eux ne soient pas adaptés à votre projet. Il faut donc adapter les KPI à suivre en conséquence.
Le tableau de bord
Le tableau de bord est l’outil numéro 1 du contrôle de projet. Il permet à la fois d’avoir une visibilité en temps réel sur le projet et son avancement, tout en centralisant les informations essentielles ainsi que les principaux KPI à suivre. Ainsi, le tableau de bord permet de détecter rapidement d’éventuels problèmes et de prendre des décisions éclairées.
Lire aussi : Comment contrôler un projet ? Méthodes et Outils
Le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt permet de faciliter la planification du projet en représentant chacune des tâches visuellement sur un graphique. Ainsi, le chef de projet peut suivre l’avancée du projet concernant les délais et d’estimer les éventuels écarts.
L’EVM (gestion de la valeur acquise)
La gestion de la valeur acquise ou l’Earned Value Management permet de mesurer l’avancement du projet. L’EVM s’appuie sur 3 indicateurs :
- Le Plan Value = le plan budgétaire
- L’Actual Cost = le budget réellement dépensé
- L’Earned Value = le budget correspondant au travail effectué
À partir de ces trois indicateurs, il sera possible pour le chef de projet d’identifier les retards et les dépassements de coût.
- Schedule Variance = EV – EP pour identifier les écarts de planning
- Cost Variance = EV – AC pour identifier les écarts de budget
La matrice des risques
La matrice des risques est un outil à fort potentiel permettant de calculer le degré des risques éventuels identifiés mettant en avant la gravité d’un risque par rapport à la probabilité qu’il arrive. La règle est la suivante : Probabilité x Conséquence = Niveau de risque. Le chef de projet va donc pouvoir utiliser cette méthode pour suivre le projet et anticiper d’éventuels et méthodes correctives à mettre en place.
Lire aussi : qu’est-ce que la gestion des risques ?
Les logiciels de gestion de projet
Afin d’assurer un suivi et contrôle de projet pertinent, il est aussi essentiel d’utiliser des logiciels de gestion de projet adéquat qui vont permettre au chef de projet de mettre en place ces différents outils. Microsoft Project ou encore Oracle Primavera P6 sont des outils de planification proposant des moyens efficaces de contrôler le projet et de faciliter la prise de décision. Ils permettent à la fois de planifier, mais aussi d’avoir une vue d’ensemble sur les activités tout au long du projet.
Les réunions régulières
Mettre en place de manière régulière par exemple chaque des réunions avec l’équipe projet permet de faire le point avec tous les membres. Relever les axes d’améliorations possibles, les potentiels problèmes rencontrés… C’est aussi un excellent moyen de garder son équipe motivée tout au long du projet. Surtout, cela permet de donner la parole régulièrement aux collaborateurs et de ne pas laisser un obstacle qui pourrait sembler futile prendre de l’ampleur et empiéter sur la qualité du projet.
L’importance du suivi et contrôle de projet
Le suivi et le contrôle d’un projet sont des éléments essentiels de la gestion de projet. Ils permettent de s’assurer que le projet est réalisé conformément aux objectifs fixés, dans les délais impartis et en respectant les ressources allouées. Faisant suite à la planification et l’exécution du projet, le suivi de projet permet de contrôler le projet et d’effectuer des allers-retours avec l’équipe afin de l’ajuster si besoin et d’anticiper d’éventuels retards ou problème.
Ainsi, en plus de prévenir les risques, le contrôle de projet permet de piloter efficacement les différentes étapes du projet en limitant les pertes de temps et de ressources afin de rendre les livrables attendus dans les délais. Sans suivi et contrôle, il est facile de dévier des objectifs initiaux, de dépasser le planning et d’échouer dans la réalisation des livrables. Pour cette raison, faire un suivi et contrôle de projet est incontournable de la gestion de projet.
Choisir PROPRISM pour assurer le contrôle de vos projets
Grâce à son expertise en contrôle de projet, PROPRISM vous propose des solutions adaptées au pilotage et au contrôle de vos projets. Nous disposons d’une équipe d’experts à même d’améliorer la qualité de vos projets, favoriser la productivité et l’alignement stratégique ainsi que la réduction des coûts et maitrise des délais. PROPRISM peut intervenir sur les différents secteurs de l’industrie pharmaceutique, travaux maritimes, construction, ingénierie, transport et infrastructure ou encore chimie.
Nos experts jouent un rôle clé dans la réussite de vos projets. Forts de leur expérience, ils assurent la bonne allocation des ressources et le respect des budgets prévisionnels. Grâce à des méthodes agiles et outils de gestion de projet favorisant l’adaptabilité et la réactivité face aux changements, ils encouragent l’amélioration et la productivité dans la conduite de projet. PROPRISM joue également un rôle essentiel de conseil et d’assistance et accompagne vos équipes dans chaque cycle vie de projet en les formant de manière continue. Nous veillons également à leur coordination et motivation tout au long du projet afin d’en garantir sa réussite. Grâce à une solide expertise et un travail d’équipe essentiel, nous menons ensemble vos projets vers le succès.
