Définition de la gouvernance de projet
La gouvernance de projet est l’activité permettant de définir un cadre et des règles afin de participer au bon déroulement d’un projet, elle coexiste avec la gouvernance de l’entreprise. La gouvernance de projet permet de piloter un projet et de le coordonner depuis sa planification jusqu’à sa clôture. En gestion de projet, c’est donc une tâche préliminaire qu’il est fortement recommandé d’exécuter, notamment pour les projets les plus complexes demandant beaucoup d’organisation et de rigueur. La gouvernance de projet va permettre d’identifier les protocoles, les processus, les politiques, les fonctions des collaborateurs et leurs responsabilités, les processus de validation, les règlements… Elle donne la direction générale à aborder et doit être alignée avec la stratégie globale.
Le mode de management de la gouvernance de projet implique :
- La politique de l’organisation: nature des relations entre tous les acteurs internes et externes, les règlements internes à l’organisation.
- Le cycle du projet permettant de le structurer de sa planification à la clôture et d’identifier les différentes phases et tâches à réaliser dans chacune d’entre elles.
- Une définition des rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes et collaborateurs, leurs fonctions à chaque étape des processus.
- Des processus de communication efficaces afin de centraliser les données et veiller à ce que tous les collaborateurs disposent des mêmes informations pour avancer au même rythme.
- Des processus de pilotage afin de régulièrement faire le point sur les activités, collecter des feedbacks afin de s’améliorer et de gérer les risques dans le but de prendre les meilleures décisions stratégiques.
- Des processus de suivi afin d’accompagner tous les collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches et s’assurer que les responsabilités de chacun sont adéquates.
- Des outils tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord ou encore des logiciels de gestion de projet type MS-Project ; permettant à l’équipe projet d’adapter ses pratiques et de faciliter l’organisation et la réalisation de son travail.
Définition d’une bonne gouvernance selon les Nations Unies dans un rapport du PMI
Dans un document fort intéressant baptisé «Governance rules! The principles of effective project governance », le Project Management Institute PMI nous livre un éclairage sur sa définition du « concept insaisissable » de la gouvernance de projet évoquant le fait que le terme « gouvernance de projet » possède une multitude de significations et qu’il est donc nécessaire de les examiner. Selon lui, la gouvernance de projet serait donc une arme redoutable d’organisations efficaces basées sur des projets. Un des éléments clés serait la façon dont les droits et les responsabilités de décision sont diffusés et attribués entre l’équipe de projet et les dirigeants permettant de prendre des décisions éclairées et d’accroitre la performance de l’entreprise.
Le PMI propose aussi la définition d’une bonne gouvernance évoquée par les Nations Unies ainsi que ces 8 caractéristiques. Les Nations Unies définissent une bonne gouvernance comme le processus de prise de décision et le processus par lequel les décisions sont mises en œuvre (ou non). Ses huit caractéristiques sont :
- Participatif : la participation est une pierre angulaire de la bonne gouvernance et, en tant que telle, doit être informée et organisée.
- Orienté vers le consensus : la bonne gouvernance nécessite la médiation des différents intérêts.
- Responsable – Qui est responsable envers qui varie, selon que les décisions ou les mesures prises sont internes ou externes à une organisation. En général, une organisation est responsable devant ceux qui seront affectés par ses décisions ou ses actions.
- Transparence : les décisions prises et leur application sont prises d’une manière qui respecte les règles et les règlements. Cela signifie également que l’information est librement disponible et directement accessible aux personnes qui seront touchées par de telles décisions et leur application. Cela signifie également que suffisamment d’informations sont fournies et qu’elles sont fournies sous des formes et des médias facilement compréhensibles.
- Réactif : la bonne gouvernance exige que les institutions et les processus essaient de servir toutes les parties prenantes dans un délai raisonnable.
- Efficace et efficace : la bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins des parties prenantes tout en faisant le meilleur usage des ressources à leur disposition.
- Équitable et inclusif : le bien-être d’une société dépend de s’assurer que tous ses membres sentent qu’ils y ont un intérêt et ne se sentent pas exclus du courant dominant de la société. Cela nécessite que tous les groupes, mais en particulier les plus vulnérables, aient la possibilité d’améliorer ou de maintenir leur bien-être.
- Suit un État de droit : la bonne gouvernance nécessite des cadres juridiques équitables qui sont appliqués de manière impartiale.
Si cette définition et ses caractéristiques s’appliquent au terme de gouvernance en général (comme la gouvernance d’entreprise par exemple), elle donne toutefois un bon aperçu de ce que doit être la gouvernance de projet pour fonctionner de manière efficace.
Les principes d’une gouvernance de projet efficace
Par ailleurs, on peut définir 7 principes généraux permettant d’assurer une gouvernance de projet efficace
Définir la responsabilité de la gouvernance de projet à une équipe disposant des compétences et ressources nécessaires pour assurer tout son déroulement.
Favoriser l’engagement de l’équipe. Cela est extrêmement important dans la gouvernance de projet. Il faut encourager la participation et l’adhésion des différents collaborateurs.
La priorisation des objectifs de gouvernance est aussi nécessaire d’éviter des confusions et conflits entre les objectifs.
Concevoir la gouvernance au niveau du portefeuille, du programme et du projet. La cohérence et la synergie conduisent à l’adoption et à la mise en œuvre réussie.
Assurer la transparence tout au long du processus, car elle permet de favoriser le climat de confiance, une meilleure compréhension des activités, et un meilleur engagement.
Garder en tête l’aspect évolutif de la gouvernance de projet. Il sera peut-être nécessaire d’ajuster ou de recommencer certaines tâches.
Une méthodologie de conduite adaptée est indispensable. La méthodologie choisie peut-être de type agile, en cascade, PERT, SCRUM… Vous pouvez consulter notre article sur les meilleures méthodologies en planification de projet si vous hésitez encore sur la technique la plus adaptée à votre projet.
Les avantages de la gouvernance de projet
Il existe de nombreuses raisons pour lesquels un projet peut échouer à rencontrer ses objectifs :
- Manque de direction claire
- Manque d’engagement de la part des collaborateurs et des parties prenantes
- Manque de compétences dans la méthodologie de gestion de projet proposée
- Absence d’alignement avec les stratégies, etc….
La gouvernance de projet vise donc à éviter ce genre de problèmes et à assurer la réussite du projet en garantissant une gestion efficace de toutes les parties prenantes, des ressources, des délais, des coûts et des risques pour atteindre les objectifs fixés. En plus de ce but global, instaurer une gouvernance de projet et efficace présente de multiples enjeux et avantages :
- Elle améliorer la collaboration et la communication entre les collaborateurs et les parties prenantes
- Elle favorise l’engagement des membres de l’équipe projet
- Elle facilite la prise de décision éclairée
- Elle permet de limiter les risques notamment liés au dépassement des coûts et des délais
Vous souhaitez passer à l’action ? PROPRISM vous accompagne dans le choix de la gouvernance à adopter ainsi que de vos objectifs stratégiques.
