Qu'est-ce que la maitrise des coûts en gestion de projet ?
Le budget est une des questions les plus importantes en gestion de projet. Chaque entreprise a pour objectif de mener à bien sa mission, dans le respect des délais, mais surtout dans le respect du budget. En effet, les dépassements de coûts peuvent entraver le projet actuel, mais aussi et surtout le lancement de nouveaux projets. La maitrise des coûts permet d’y remédier en amont.
Définition de la maitrise des coûts
La maitrise des coûts en gestion de projet consiste en un processus holistique englobant l’estimation, la surveillance, la gestion proactive des dépenses et la préparation face aux risques financiers potentiels tout au long du cycle de vie du projet. Cela va au-delà de la simple gestion du budget, incluant la planification rigoureuse et la mise en place de mesures préventives pour atténuer les risques susceptibles d’impacter les coûts et le calendrier de projet. En tant qu’élément central de la gestion de projet, cette pratique permet de maintenir les dépenses conformes au budget approuvé, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour ajuster les trajectoires si des variations ou des risques surgissent, préservant ainsi les ressources financières et temporelles du projet.
L’importance de la maitrise des coûts
La maitrise des coûts est plus qu’importante à la réalisation de tout projet. Elle fait partie du triptyque indispensable à respecter : délais / coût / qualité. En toute logique, il semble compliqué de mener à bien un projet si l’on réalise finalement que le budget qui lui a été alloué n’est pas suffisant. Les pertes et dommages peuvent être dramatiques pour une entreprise. Elle est d’autant plus essentielle pour les organisations menant de front plusieurs projets en même temps.
Grâce à une estimation des coûts réalisée dans la phase de planification, il est possible d’organiser stratégiquement le projet en amont, mais aussi d’en assurer le suivi en analysant les tendances, les écarts, et si besoin en mettant en place des mesures correctives avant qu’un dépassement des coûts n’affecte drastiquement le projet.
Les 9 bonnes pratiques de la maitrise des coûts
Pour maitriser les coûts de manière efficace, il existe quelques bonnes pratiques à respecter, peu importe l’envergure et le type de projet :
- Estimer précisément les coûts en amont : il est possible de réaliser des évaluations détaillées des coûts pour chaque aspect du projet, en utilisant des données historiques de précédents projets similaires, des expertises internes ou externes, mais aussi des outils de gestion de projet.
- Détailler le budget : détaillé le budget de chaque phase du projet en prenant en compte tous les paramètres. C’est-à-dire les ressources et le coût de chacune d’entre elles, la durée, les risques potentiels, etc.
- Surveiller régulièrement les coûts : mettre en place des mécanismes de suivi du budget tout au long du projet pour identifier rapidement les écarts par rapport au budget initial et prendre des mesures correctives si nécessaire.
- Gérer les coûts de manière proactive : évaluer soigneusement l’impact financier de tout changement dans le projet avant de le mettre en œuvre, cela évitera des dépenses non prévues.
- Évaluer les risques financiers : identifier et évaluer les risques potentiels qui pourraient impacter les coûts du projet. Élaborer des plans d’atténuation pour ces risques afin de réduire leur impact financier.
- Optimiser les ressources : gérer judicieusement les ressources matérielles du projet et maximiser leur utilisation. Pour les ressources humaines, veillez à accorder chaque tâche à la bonne personne.
- Communiquer de manière transparente : maintenir une communication ouverte et transparente entre les parties prenantes du projet concernant les aspects financiers, les progrès et les éventuels défis, favorisant ainsi une approche collaborative pour résoudre les problèmes.
- Réévaluer périodiquement le budget : examiner régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget prévu. Adapter et réévaluer le budget et les prévisions si nécessaire en fonction des nouvelles informations ou des changements de situation.
- Utiliser des outils de gestion de projet : exploiter les logiciels de gestion de projet tels qu’Oracle Primavera P6 ou MS Project pour faciliter la collecte, l’analyse et la présentation des données, mais aussi pour faciliter le suivi des coûts.
Méthode de la valeur acquise (Earned Value Management)
La méthode de la valeur acquise aussi appelée EVM est une des méthodologies les plus utilisées en termes de maitrise des coûts. C’est une approche de suivi et d’évaluation du rendement d’un projet qui intègre les coûts, les délais, la portée technique et les risques. Son objectif est d’évaluer les progrès par rapport à une référence initiale, identifiant ainsi les problèmes potentiels et anticipant les coûts (et dans une certaine mesure, les délais) pour l’achèvement du projet. Pour appliquer l’EVM, il est crucial de maintenir une base budgétaire en phase au fil du temps. Cette base, appelée Plan Value (PV) ou coût budgétisé du travail prévu (BCWS), est établie par étapes. Tout au long du projet, l’indice de performance des coûts (CPI) va permettre d’avoir un point de vue sur l’état du budget.
L’Earned Value Management permet d’évaluer avec précision la performance du projet en croisant les coûts, les délais, la portée technique et les risques, ce qui permet d’anticiper les coûts et de détecter les éventuels écarts par rapport au plan initial.
La maitrise des coûts avec PROPRISM
Par ailleurs, il n’est pas toujours évident de pouvoir appliquer tous ces conseils de manière proactive. C’est pourquoi PROPRISM accompagne ses clients sur cet axe. PROPRISM peut intervenir dans l’estimation précise du budget, mais aussi dans la mise en place d’un suivi du budget efficace. L’objectif étant de contrôler les coûts, minimiser les dépenses imprévues et optimiser l’utilisation des ressources pour contribuer à la réussite globale du projet.
