Si de prime abord, planificateur de projet et chef de projet semblent être synonymes, la réalité est assez différente. En effet, chacun occupe des fonctions bien distinctes. Dans cet article, nous allons revenir en détail sur le rôle, les responsabilités de chacun ainsi que leur complémentarité.
Définition du planificateur de projet
La planification de projet est la base de la gestion de projet. Tout bon projet se doit d’être planifié et coordonné pour se dérouler dans les meilleures conditions et atteindre les objectifs fixés. La planification de projet intervient donc à l’aube de la création d’un projet.
Comme son nom l’indique, le planificateur « planifie ». Il a pour mission de piloter chacune des activités ainsi que leurs durées afin de s’assurer que les livrables respectent les délais préétablis en assistant le chef de projet. Aussi, en plus de la création du planning et de son calendrier, il doit le surveiller en permanence et le mettre à jour lorsque nécessaire durant les étapes du processus (nouvelles informations, nouvelles stratégies en cas de retard probable identifié). Le planificateur travaille main dans la main avec l’équipe projet et les parties prenantes à l’élaboration d’un planning initial prenant en compte le scope entier du projet. Il est du rôle du planificateur de faire accepter le planning et de s’assurer que celui-ci soit parfaitement aligné avec les objectifs des clients et du projet en général. Il doit également garantir la bonne compréhension de ce dernier par tous les collaborateurs.
Tout au long du projet, le planificateur doit agir comme un véritable communicant afin de transmettre les bonnes informations aux collaborateurs au bon moment afin de s’assurer du bon déroulement du projet, de prévenir les risques, voire d’envisager des axes d’amélioration. Lors de la clôture du projet, le planificateur va pouvoir analyser le projet afin de toujours améliorer l’exécution des projets à venir : gestion des délais, évènements inattendus ayant provoqué des retards…
Les compétences d’un bon qualificateur de projet
Le qualificateur de projet se doit d’être un excellent communicant envers les collaborateurs et les parties prenantes, étant à l’initiative de la planification du projet, la base de ce dernier repose sur lui. Il doit donc partager les informations essentielles de manière adéquate pour faire avancer le projet dans la bonne direction.
Le pilotage et l’organisation sont également deux compétences clés, notamment pour les projets complexes regroupant beaucoup d’acteurs et de ressources différents. Cela doit être associé à un bon esprit de synthèse.
Le planificateur possède également des compétences techniques lui permettant de maitriser des outils de gestion de projet tels que Primavera P6, Trello ou encore MS Project. Il est familier aux processus et bonnes pratiques de gestion de projet.
Définition du chef de projet
Le chef de projet intervient quant à lui sur la partie la plus stratégique du projet et est garant de la réussite globale du projet. Il joue un rôle majeur, celui de « chef d’orchestre ». Ses responsabilités sont très vastes et il se doit d’être présent tout au long du cycle de vie du projet. C’est à lui d’assurer la coordination globale du projet (délais, budget, qualité et performance), de définir les objectifs principaux, d’assurer l’exécution, le suivi, le contrôle et la clôture du projet. Il collabore étroitement avec l’équipe projet et les parties prenantes afin de coordonner les tâches de chacun et de leur attribuer les ressources nécessaires.
Le chef de projet intervient véritablement au niveau opérationnel. Un de ces rôles majeurs est celui du pilotage des risques : il se doit d’évaluer les risques grâce à une échelle et une matrice des risques, puis de les piloter et surtout de les suivre. Le chef de projet se place plus en position de leadership que son collaborateur le planificateur de projet même s’ils sont amenés à travailler ensemble sur des projets d’envergure importante. Il doit prendre des décisions stratégiques.
Les compétences d’un bon chef de projet
Le chef de projet doit disposer de très bonnes qualités humaines et relationnelles telles que le leadership et la communication, deux qualités essentielles. C’est à lui de mobiliser son équipe et de lui livrer les éléments importants.
Le chef de projet doit posséder une vision globale s’étendant au-delà des livrables.
Par ailleurs, le chef de projet doit également être capable de déléguer certaines tâches au planificateur de projet pour se concentrer sur celles plus stratégiques d’encadrement et de suivi.
Planificateur de projet et chef de projet, deux rôles complémentaires
Le planificateur de projet planifie, et le chef de projet (Project Manager) manage… Il arrive que le chef de projet assume ces deux rôles, mais suivant la complexité du projet il est fortement recommandé de faire appel à deux personnes pour assumer ces responsabilités différentes.
En résumé…
Le planificateur de projet travaille en coordination avec le chef de projet et sera responsable du découpage du scope projet, de la planification, de l’estimation du budget ainsi que du suivi de ces trois activités, mais aussi du plan de gestion de projet ou encore de gestion des risques. On peut globalement le considérer comme la personne responsable de la gestion des délais et du planning du projet.
Le chef de projet représente quant à lui une fonction de leader, c’est à lui de diriger l’équipe projet en charge de produire les livrables. Le chef de projet « encadre » ce dernier : il le lance, l’exécute, le contrôle et le clôture. C’est aussi à lui gérer les conflits, au sein de l’équipe projet, mais aussi entre les parties prenantes et le client par exemple.
S’il n’existe pas « d’obligations » de faire appel à un planificateur de projet, il convient de garder en tête que celui-ci possède un véritable rôle complémentaire à celui de chef de projet en charge de lourdes responsabilités. Dans un projet complexe, le planificateur permet de soulager le chef de projet en se voyant déléguer des tâches liées à la maitrise des délais, la proposition de plan de mitigation, la mise en place de l’avancement et du reporting associé etc. Le rôle du planificateur de projet peut donc être majeur et permettre de fluidifier le projet afin d’atteindre les objectifs définis.
La planification de projet avec PROPRISM
La planification en gestion de projet est donc une étape cruciale pour assurer le bon déroulement et la réussite d’un projet. Elle permet de structurer et d’organiser toutes les actions à entreprendre, de définir les livrables attendus, de gérer les ressources et les risques, et de suivre régulièrement l’avancement du projet. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d’optimiser le déroulement du projet, de respecter les échéances et d’atteindre les objectifs fixés.
Par ailleurs, les entreprises et organisations n’ont pas toujours le temps ou les compétences nécessaires pour parvenir à une planification de projet efficace. Ainsi PROPRISM se propose d’accompagner les sociétés dans la planification de leur projet afin d’assurer une excellente maitrise des contraintes à respecter (délais, coûts et périmètre) ainsi qu’un meilleur suivi tout au long du processus.
